Übersicht

Organisationen zeigen häufig in Microsoft SharePoint gespeicherte Dokumente auf ihren Drupal-Websites an, beispielsweise Mitarbeiterhandbücher, Richtlinien, Produktbroschüren, technische Dokumentationen, Schulungsmaterialien und andere gemeinsam genutzte Ressourcen. Mit zunehmender Anzahl an Dateien wird das manuelle Durchsuchen langer Listen ineffizient.

Dieser Anwendungsfall beschreibt, wie Endbenutzer mithilfe des miniOrange SharePoint-Integrationsmoduls in Drupal nach SharePoint-Dateien und -Ordnern suchen können. Anstatt verschachtelte SharePoint-Verzeichnisse Ebene für Ebene zu durchsuchen, können Benutzer direkt über die Drupal-Oberfläche nach Dateinamen (und, sofern konfiguriert, nach Metadaten) suchen und passende Ergebnisse aus der verbundenen SharePoint-Dokumentbibliothek erhalten.

Voraussetzungen:

• miniOrange SharePoint-Integration Das Modul ist installiert und aktiviert.
• Die Drupal-Website ist mit Microsoft SharePoint verbunden.
• Eine Microsoft Entra ID-Anwendung ist mit den erforderlichen Microsoft Graph API-Berechtigungen konfiguriert.
• Die SharePoint-Website, Dokumentbibliothek, das Laufwerk oder der Zielordner ist zugänglich.
• Der Administrator hat die Berechtigung, das Modul zu konfigurieren.
• Dateien/Ordner aus der Ziel-SharePoint-Bibliothek werden bereits auf der Drupal-Website angezeigt.

Aufgabenstellung:

Wenn eine SharePoint-Dokumentbibliothek viele Dateien in mehreren Ordnern und Unterordnern enthält, müssen Benutzer, die diese Bibliothek in Drupal anzeigen, oft Ordner für Ordner durchsuchen, um ein bestimmtes Dokument zu finden. Ohne Suchfunktion müssen sie manuell Ordner durchsuchen oder lange Dateilisten durchblättern, um das gewünschte Dokument zu finden. Dieses Problem verschärft sich, wenn die Bibliothek wächst, Ordner neu organisiert werden oder mehrere Abteilungen denselben Dokumentenbereich nutzen.

Das kann dazu führen:

• Zeitaufwändige Dokumentenrecherchen.
• Mangelhafte Benutzerfreundlichkeit auf Dokumentenportalen.
• Schwierigkeiten beim Auffinden wichtiger Dateien.
• Verringerte Produktivität für Mitarbeiter und Kunden.

Lösung

Das Drupal-SharePoint-Integrationsmodul erweitert die SharePoint-Dokumentbibliothek Ihrer Drupal-Website um eine komfortable Dateisuchfunktion. Anstatt manuell durch zahlreiche Ordner, Unterordner und lange Dateilisten zu navigieren, können Benutzer das gewünschte Dokument direkt über die Drupal-Oberfläche suchen.

Nutzer können im Suchfeld einen Dateinamen, einen Teil des Dateinamens oder ein relevantes Stichwort eingeben. Das Modul filtert die angezeigten SharePoint-Dateien und zeigt die relevantesten übereinstimmenden Dokumente an, wodurch Nutzer die benötigte Datei effizienter finden und darauf zugreifen können.

• Der auf der Drupal-Website angezeigten SharePoint-Dateiliste wurde ein Suchfeld hinzugefügt.
• Benutzer können einen vollständigen Dateinamen, einen Teil des Dateinamens oder ein relevantes Stichwort eingeben.
• Die Dateiliste wird anhand des eingegebenen Suchbegriffs gefiltert.
• Passende SharePoint-Dokumente werden direkt in der Drupal-Oberfläche angezeigt.
• Benutzer können das gewünschte Dokument aus den gefilterten Ergebnissen öffnen oder darauf zugreifen.
• Die Suchfunktion gewährleistet auch bei wachsender Dokumentenbibliothek einen effizienten Dateizugriff.
• Benutzer können Dokumente finden, ohne die Drupal-Website zu verlassen oder SharePoint separat zu öffnen.

Vorteile

• Schnellere Dateifindung ohne manuelle Ordnernavigation.
• Dateien schnell über Dateinamen oder Schlüsselwörter finden.
• Das manuelle Durchsuchen langer Dokumentenlisten entfällt.
• Dokumentenzugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit verbessern.
• Sparen Sie Zeit beim Zugriff auf häufig verwendete Dateien.
• Bieten Sie ein übersichtliches und effizientes Dokumenten-Browsing-Erlebnis.

Lösung

Die Suchfunktion des miniOrange SharePoint-Integrationsmoduls ermöglicht es Benutzern, die auf der Drupal-Website angezeigten SharePoint-Dokumente schnell zu finden. Anstatt große Dateisammlungen manuell zu durchsuchen, können Benutzer die benötigten Dateien in Sekundenschnelle suchen und darauf zugreifen, was die Produktivität und die Benutzerfreundlichkeit insgesamt verbessert.