Übersicht

Organisationen nutzen Drupal häufig als primäre Website, Mitarbeiterportal, Kundenportal oder Plattform zur Dokumentenübermittlung, während Microsoft SharePoint als zentrales Repository für die Speicherung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten verwendet wird.

Das Drupal-SharePoint-Integrationsmodul ermöglicht es Benutzern, Dateien direkt von der Drupal-Website in eine ausgewählte SharePoint-Dokumentbibliothek oder einen Ordner hochzuladen. Benutzer können Dokumente einreichen, ohne SharePoint öffnen oder zwischen verschiedenen Plattformen wechseln zu müssen.

Hochgeladene Dateien werden sicher von Drupal nach SharePoint übertragen. Dies hilft Unternehmen, eine zentrale Dokumentenspeicherung zu gewährleisten und bietet Benutzern gleichzeitig ein einfaches Datei-Upload-Erlebnis in Drupal.

In diesem Anwendungsfall werden wir alles von den Anforderungen und dem Implementierungsprozess bis hin zu den Ergebnissen besprechen.

Voraussetzungen:

• miniOrange SharePoint-Integration Das Modul ist installiert und aktiviert.
• Die Drupal-Website ist mit Microsoft SharePoint verbunden.
• Eine Microsoft Entra ID-Anwendung ist mit den erforderlichen Microsoft Graph API-Berechtigungen konfiguriert.
• Die SharePoint-Website, Dokumentbibliothek, das Laufwerk oder der Zielordner ist zugänglich.
• Der Administrator hat die Berechtigung, das Modul zu konfigurieren.
• Drupal-Benutzer verfügen über die erforderlichen Rollen oder Berechtigungen zum Hochladen von Dateien.

Aufgabenstellung:

Viele Organisationen nutzen Drupal, um Dokumente von Mitarbeitern, Kunden, Partnern, Studenten oder Lieferanten zu sammeln. Diese Dokumente müssen jedoch häufig in Microsoft SharePoint gespeichert und verwaltet werden.

Ohne eine direkte Integration könnten Benutzer am Ende Folgendes erleben:

• Über Drupal eingereichte Dateien herunterladen.
• Öffnen Sie Microsoft SharePoint separat.
• Suchen Sie die richtige Dokumentenbibliothek oder den richtigen Ordner.
• Laden Sie die Dateien erneut manuell hoch.
• Informieren Sie die anderen Teams darüber, dass das Dokument hochgeladen wurde.

Dieser manuelle Prozess erhöht den Verwaltungsaufwand und kann zu doppelten Dateien, falscher Ordnerzuordnung, verzögerter Dokumentenverfügbarkeit und inkonsistenter Dokumentenverwaltung führen.

Lösung

Das Drupal SharePoint Integrationsmodul ermöglicht es Benutzern, Dateien direkt von der Drupal-Website in eine verbundene SharePoint-Dokumentbibliothek hochzuladen.

Nutzer können eine Datei von ihrem Gerät auswählen und über die Drupal-Oberfläche hochladen, ohne SharePoint separat öffnen zu müssen. Das hochgeladene Dokument wird in der konfigurierten SharePoint-Bibliothek oder dem entsprechenden Ordner gespeichert. So können Unternehmen SharePoint weiterhin als zentrales Dokumentenrepository nutzen und gleichzeitig den Nutzern eine vertraute Drupal-basierte Benutzererfahrung bieten.

Diese Funktionalität hilft Organisationen, die Einreichung von Dokumenten zu vereinfachen, die Dateispeicherung zu zentralisieren und einen einheitlichen Upload-Prozess über alle Drupal-Portale hinweg zu gewährleisten.

• Der Benutzer wählt die gewünschte Datei von seinem Gerät aus.
• Die Datei wird direkt in die verbundene SharePoint-Dokumentbibliothek hochgeladen.
• Administratoren können die SharePoint-Bibliothek oder den Ordner konfigurieren, in dem Dateien gespeichert werden sollen.
• Hochgeladene Dateien bleiben in SharePoint für die Dokumentenverwaltung und die Zusammenarbeit verfügbar.
• Benutzer können Dokumente hochladen, ohne die Drupal-Website zu verlassen.
• Die Funktionalität kann in Mitarbeiter-, Kunden-, Partner- und Abteilungsportalen genutzt werden.

Um dies Ihrer Drupal-Website hinzuzufügen, sind einige wichtige Konfigurationsschritte erforderlich:

SharePoint-Zielkonfiguration

• Administratoren konfigurieren die Ziel-SharePoint-Site-URL und die spezifische Dokumentbibliothek (und optional einen Unterordnerpfad), in der hochgeladene Dateien landen sollen.
• Nach der Konfiguration übernimmt das Modul die Auflösung der Website und der Bibliothek über die Microsoft Graph API, sodass Redakteure niemals interne SharePoint-IDs kennen müssen.

Vorteile

• Dateien direkt von Drupal zu SharePoint hochladen.
• Eliminiert die manuelle, doppelte Dateiverarbeitung zwischen Drupal und SharePoint.
• SharePoint bleibt die zentrale Datenquelle für Dokumente, während Drupal die Oberfläche zur Inhaltserstellung bleibt.
• Reduzierung des Plattformwechsels für Nutzer.
• Vereinfachung der Dokumentenerfassung von externen Benutzern.
• Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Drupal-Benutzern und SharePoint-Teams.
• Sorgen Sie für einen einheitlichen Workflow zur Dokumenteneinreichung.

Lösung

Die Datei-Upload-Funktion des miniOrange SharePoint-Integrationsmoduls bietet Benutzern eine direkte und zuverlässige Möglichkeit, Dateien im Rahmen ihres bestehenden Workflows in SharePoint-Dokumentbibliotheken zu übertragen. Dies reduziert manuelle Arbeitsschritte, verbessert die Dokumentenorganisation und schafft einen optimierten Workflow zwischen Drupal und Microsoft SharePoint.