Übersicht

Unternehmen speichern Geschäftsdokumente häufig in Microsoft SharePoint und nutzen Drupal als Mitarbeiterportal, Kundenportal oder Intranet. Allerdings sollte nicht jedes Dokument für jeden Benutzer sichtbar sein. Unterschiedliche Teams, Abteilungen oder Benutzergruppen benötigen Zugriff auf unterschiedliche Inhalte.

Dieser Anwendungsfall beschreibt, wie SharePoint-Dateien, -Ordner und -Inhalte, die auf einer Drupal-Website angezeigt werden, mithilfe des miniOrange SharePoint-Integrationsmoduls eingeschränkt und basierend auf den den Drupal-Benutzern zugewiesenen Rollen angezeigt werden können. Anstatt jedem Besucher eine gesamte SharePoint-Dokumentbibliothek zugänglich zu machen, können Administratoren sicherstellen, dass jeder Benutzer nur die für seine Rolle relevanten und zulässigen SharePoint-Inhalte sieht.

Voraussetzungen:

• miniOrange SharePoint-Integration Das Modul ist installiert und aktiviert.
• Die Drupal-Website ist mit Microsoft SharePoint verbunden.
• Eine Microsoft Entra ID-Anwendung ist mit den erforderlichen Microsoft Graph API-Berechtigungen konfiguriert.
• Administratorzugriff auf die Modulkonfiguration und die Personen-/Rolleneinstellungen von Drupal.
• Die Drupal-Benutzerrollen sind bereits definiert (z. B. Administrator, Personalabteilung, Finanzen, Authentifizierter Benutzer, Anonym).

Aufgabenstellung:

Organisationen speichern häufig sensible oder abteilungsspezifische Dokumente – Personalrichtlinien, Finanzdaten, interne Berichte, Kundenverträge – in SharePoint, neben Inhalten, die öffentlich oder allgemein zugänglich sein sollen. Wenn diese SharePoint-Inhalte ohne Zugriffskontrolle in Drupal angezeigt werden, sieht jeder Besucher unabhängig von seinen Berechtigungen dieselbe Ordnerstruktur und dieselben Dateien.

Dies kann zu Folgendem führen:

• Offenlegung abteilungsspezifischer Dokumente.
• Unübersichtliche Dokumentenlisten für Benutzer.
• Schwierigkeiten bei der Verwaltung von Inhalten für mehrere Teams.
• Manuelle Erstellung separater Dokumentseiten für verschiedene Benutzergruppen.

Lösung

Das Drupal SharePoint Integration-Modul ermöglicht es Administratoren, basierend auf den Drupal-Benutzerrollen zu steuern, welche SharePoint-Inhalte angezeigt werden.

Administratoren können Drupal-Rollen bestimmten SharePoint-Ordnern oder Dokumentbibliotheken zuordnen. Beim Anmelden eines Benutzers zeigt das Modul automatisch nur die Dateien und Ordner an, die seiner Rolle zugewiesen sind.

Beispielsweise:

• HR-Nutzer können HR-Richtlinien und Onboarding-Dokumente einsehen.
• Benutzer im Finanzbereich können auf Rechnungen, Budgets und Finanzberichte zugreifen.
• Die Vertriebsteams können Vertriebspräsentationen und Marketingmaterialien einsehen.
• Kunden haben Zugriff auf Produktdokumentationen und Benutzerhandbücher.
• Partner können partnerspezifische Ressourcen und Vereinbarungen einsehen.

Rollen-zu-Ordner-Zuordnung

• Administratoren wählen eine SharePoint-Website und eine Dokumentbibliothek aus und ordnen dann bestimmte Ordner (oder die gesamte Bibliothek) einer oder mehreren Drupal-Rollen zu.
• Ein einzelner Ordner kann mehreren Rollen zugeordnet werden (z. B. können sowohl die Personalabteilung als auch das Management auf denselben Ordner „Richtlinien“ zugreifen), und verschiedene Ordner innerhalb derselben Bibliothek können unabhängig voneinander auf verschiedene Rollen beschränkt werden.
• Nicht zugeordnete Ordner können je nach Sicherheitsprofil der Organisation standardmäßig entweder als „für alle authentifizierten Benutzer sichtbar“ oder als „ausgeblendet“ konfiguriert werden.

Rollenbasierter Inhaltsfluss

• Ein Benutzer meldet sich auf der Drupal-Website an.
• Drupal ermittelt die dem Benutzer zugewiesene Rolle.
• Das SharePoint-Integrationsmodul überprüft die konfigurierten Rollenzuordnungen.
• Das Modul ruft die entsprechenden SharePoint-Dateien und -Ordner ab.
• Auf der Drupal-Seite werden ausschließlich die autorisierten SharePoint-Inhalte angezeigt.
• Benutzer können nur die Dokumente durchsuchen oder herunterladen, die ihrer Rolle zugewiesen sind.

Umsetzung

So konfigurieren Sie die rollenbasierte SharePoint-Inhaltsanzeige:

• Installieren und aktivieren Sie das miniOrange Drupal SharePoint Integrationsmodul.
• Drupal mit Microsoft SharePoint verbinden.
• Konfigurieren Sie die erforderlichen Microsoft Graph API-Berechtigungen.
• Wählen Sie die SharePoint-Dokumentbibliotheken oder -Ordner aus.
• Ordnen Sie Drupal-Benutzerrollen den gewünschten SharePoint-Inhalten zu.
• Konfigurieren Sie die Drupal-Seite, auf der SharePoint-Dateien angezeigt werden sollen.
• Speichern Sie die Konfiguration und überprüfen Sie den rollenbasierten Zugriff.

Vorteile

• Sensible SharePoint-Inhalte bleiben auf die entsprechenden Drupal-Rollen beschränkt, wodurch das Risiko einer versehentlichen Offenlegung verringert wird.
• Öffentliche und interne Inhalte können ohne manuelle Duplizierung in derselben Drupal-Ansicht nebeneinander existieren.
• Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand durch automatisierte Inhaltsfilterung.
• Verbessern Sie die Benutzerfreundlichkeit durch relevante Dokumentenlisten.
• Mehrere Abteilungen über ein einziges Drupal-Portal verwalten.
• SharePoint sollte weiterhin als zentrales Dokumentenrepository dienen.

Lösung

Die rollenbasierte Inhaltsanzeige ermöglicht es Unternehmen, personalisierte Dokumentenerlebnisse zu schaffen, indem jedem Benutzer auf der Drupal-Website nur die relevanten SharePoint-Inhalte angezeigt werden. Dies verbessert die Sicherheit, vereinfacht die Dokumentenverwaltung und stellt sicher, dass Benutzer jederzeit Zugriff auf die benötigten Informationen haben.