Wie synchronisiert man Salesforce-Daten mit QuickBooks-Verkaufsbelegen?

Übersicht

Viele Organisationen benötigen eine nahtlose Möglichkeit, Spendendaten aus Salesforce mit Verkaufsbelegen in QuickBooks zu synchronisieren und gleichzeitig die Genauigkeit von Kunden-, Artikel- und Transaktionsdaten zu gewährleisten. Da Salesforce und QuickBooks keine native Automatisierung zur Erstellung von Verkaufsbelegen aus Salesforce-Datensätzen bieten, ist die miniOrange QuickBooks-Integration die ideale Lösung. Das Paket schließt diese Lücke, indem es eine Konfiguration mit niedrigem Code mithilfe von Objektzuordnungen und Salesforce Flows ermöglicht.

Das miniOrange QuickBooks Integrationspaket ermöglicht die Definition von Zuordnungen zwischen Salesforce-Objekten und entsprechenden QuickBooks-Entitäten wie Kunden, Verkaufsbelegpositionen und Verkaufsbelegen. Durch die Konfiguration dieser Objekt- und Feldzuordnungen und die Erstellung datensatzbasierter Abläufe werden Salesforce-Daten automatisch transformiert und mit QuickBooks synchronisiert – ganz ohne benutzerdefinierten Code.

Voraussetzungen: Zugriff und Einrichtung

Bevor Sie mit der Einrichtung der QuickBooks-Authentifizierung beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:

• Zugriff auf die Intuit-Entwicklerportal
• A QuickBooks Sandbox or Produktionskonto
• Salesforce-Administratorzugriff
• Das miniOrange QuickBooks Integrationspaket in Salesforce installiert

Konfigurationsschritte

Schritt 1: Erstellen einer verbundenen App in QuickBooks

• Melden Sie sich bei der Intuit-Entwicklerportal.
• Auswählen Google Workspace Navigieren Sie dann zu Apps Tab.
• Klicken Sie auf die + Klicken Sie auf die Schaltfläche, um eine neue Anwendung zu erstellen.

• Klicken Sie auf Loslegen .

• Geben Sie ein ein App Name Ihrer Wahl und klicken Sie Weiter.

• Prüfen Sie die com.intuit.quickbooks.accounting und com.intuit.quickbooks.payment Berechtigungen, dann klicken Sie auf Erledigt .

• Ermöglichen Anmeldeinformationen anzeigen das ansehen Entwicklungs-Client-ID und Kundengeheimnis.

Benannte Anmeldeinformationen

• Melden Sie sich bei Ihrer Salesforce-Instanz an und navigieren Sie zu Einrichtung.
• Im Schnell finden Feld, Suche nach Benannte Anmeldeinformationen.
• Klicken Sie auf Benannte Anmeldeinformationen Tab.

Die folgenden Datensätze werden vom miniOrange-Paket bereitgestellt:

• Benannte Anmeldeinformation: mo QuickBooks Benannte Anmeldeinformationen
• Externe Anmeldeinformationen: moQuickBooksExternalCredential
• Externer Authentifizierungs-Identitätsanbieter: moQuickBooksExternalAuthProvider

Konfigurieren der Anmeldeinformationen externer Authentifizierungsanbieter

• Klicken Sie auf die Externe Authentifizierungs-Identitätsanbieter Tab und Bearbeiten die moQuickBooksExternalAuthProvider Rekord.

• Geben Sie die Kunden-ID und Kundengeheimnis Aus QuickBooks kopiert. Klicken Sie auf Gespeichert.

• Öffnen Sie den Datensatz erneut und scrollen Sie zu URLs von Identitätsanbietern und kopieren Sie den Rückruf-URL verwenden in QuickBooks-Umleitungs-URIs.

Umleitungs-URI in QuickBooks hinzufügen

• Gehe zurück zum Intuit-Entwicklerportal und öffnen Sie das App-Dashboard.
• Navigieren Einstellungen >> Umleitungs-URIs.
• Auswählen Entwicklung or Produktion basierend auf Ihrer Umgebung.
• Klicken Sie auf URI hinzufügen.

• Fügen Sie das ein Rückruf-URL (im vorherigen Schritt generiert: Anmeldeinformationen des externen Authentifizierungsanbieters).
• Klicken Sie auf Gespeichert.

Zugriff auf das Profil für externe Anmeldeinformationen gewähren

• In Salesforce Einrichtung, suchen Sie nach Profil im Suchfeld „Schnellsuche“.
• Navigieren Profil >> Systemadministrator Profil.

• Schwebe über die Aktivierter externer Hauptberechtigungszugriff und klicken Sie auf Bearbeiten .

• Dann wählen Sie die moQuickBooksExternalCredintial - Verbindung und klicken Sie auf Gespeichert.

QuickBooks-Verbindung authentifizieren

• Navigieren Sie in den Einstellungen zu Benannte Anmeldeinformationen >> Externe Anmeldeinformationen.
• Öffne moQuickBooksExternalCredential Rekord.

• Scrollen Sie zum Prinzipien Abschnitt, für den Verbindungen schaffen Rekord und unter Aktion Spalte, klicken Sie Authentifizieren.

• Sie werden zur QuickBooks-Anmeldeseite weitergeleitet. Wählen Sie den Arbeitsbereich aus, der beim Erstellen der App verwendet wurde, und klicken Sie dann auf Weiter.

• Geben Sie Ihre QuickBooks-Zugangsdaten ein und authentifizieren Sie sich. Nach erfolgreicher Authentifizierung werden Sie zurück zu Salesforce weitergeleitet.

QuickBooks-Unternehmenseinstellungen konfigurieren

• In Einrichtung, suchen Sie nach Benutzerdefinierte Metadatentypen.
• Öffne Benutzerdefinierte Metadatentypen Tab.
• Klicken Sie auf Datensätze verwalten nah QuickBooks-Einstellungen.

• Klicken Sie auf Bearbeiten Schaltfläche für Standard Aufzeichnung.
• Geben Sie Ihre Salesforce QuickBooks-Unternehmens-ID in England, Firmen-ID Feld.
• Klicken Sie auf Gespeichert .

Schritt 2: Feld- oder Objektzuordnung

• Melden Sie sich bei Salesforce an und navigieren Sie zu Einrichtung Tab.
• Klicken Sie auf App-Startprogramm und wählen Sie Alle anzeigen um das App-Launcher-Fenster zu öffnen.

• Suchen Sie nach QuickBooks-Integration von miniOrange.
• Öffnen Sie die App, um auf die miniOrange QuickBooks Integrations-Dashboard.

Objektzuordnung für den Verkaufsbelegkunden

• Um eine neue Objektzuordnung hinzuzufügen, klicken Sie hier. Neue Objektzuordnung .

• Von dem QuickBooks-Objekt Im Dropdown-Menü „Kunde“ auswählen.
• Von dem Salesforce-Objekt Wählen Sie im Dropdown-Menü das Objekt aus, das zum Synchronisieren der Kundendaten verwendet wird. (In diesem Fall) Konto ist ausgewählt)
• Klicken Sie auf Zuordnung erstellen .

• Klicken Sie auf Feldzuordnung konfigurieren für die neu erstellte Objektzuordnung.

• Klicken Sie auf Neue Feldzuordnung.

• Im Salesforce-Feld Wählen Sie im Dropdown-Menü das Feld mit dem Kundennamen aus. (In dieser Einrichtungsanleitung) Kontobezeichnung ist ausgewählt).
• Im QuickBooks-Feld Dropdown, wählen Sie Anzeigename.
• In FeldtypWählen Primärschlüssel Wenn Sie möchten, dass QuickBooks nach bestehenden Kunden sucht und Duplikate vermeidet, können Sie dies tun. Ansonsten belassen Sie die Standardeinstellung.
• Klicken Sie auf Zuordnungen erstellen um die Konfiguration zu speichern.

Objektzuordnung für Verkaufsbelegpositionen

• Klicken Sie auf Neue Objektzuordnung.
• Von dem QuickBooks-Objekt Dropdown, wählen Sie Verkaufsbelegpositionen.
• Von dem Salesforce-Objekt Wählen Sie im Dropdown-Menü das Objekt aus, das zum Synchronisieren der Positionsdaten verwendet wird. (In dieser Einrichtungsanleitung) Spende_c ist ausgewählt).
• Klicken Sie auf Zuordnung erstellen.

• Klicken Sie auf Feldzuordnung konfigurieren für die erstellte Objektzuordnung.
• Klicken Sie auf Neue Feldzuordnung.
• Von dem Produkt / Dienstleistung Wählen Sie im Dropdown-Menü das QuickBooks-Produkt oder die Dienstleistung aus, die als Position synchronisiert werden soll.
• Im Salesforce-Feld Geben Sie bei der Eingabe den API-Namen des Salesforce-Felds ein, der den Betrag enthält, und zwar im folgenden Format: ${Salesforce_Field_API_Name}
• Wenn der Wert von einem verknüpften Objekt stammt, verwenden Sie folgendes Format: ${Related_Object_API_Name.Related_Field_API_Name}

• Klicken Sie auf Zuordnungen erstellen um die Konfiguration zu speichern.

Objektzuordnung für Verkaufsbelege

• Klicken Sie auf Neue Objektzuordnung.
• Von dem QuickBooks-Objekt Dropdown-Menü, Verkaufsbeleg auswählen.
• Von dem Salesforce-Objekt Wählen Sie im Dropdown-Menü das Objekt aus, das zum Synchronisieren der Verkaufsbelegdaten verwendet wird. (In dieser Einrichtungsanleitung) Spende_c ist ausgewählt).
• Klicken Sie auf Zuordnung erstellen.

• Klicken Sie auf Feldzuordnung konfigurieren für die erstellte Objektzuordnung.
• Klicken Sie auf Neue Feldzuordnung.
• Im Salesforce-FeldeingabeGeben Sie den Wert des Salesforce-Felds im folgenden Format ein: ${Salesforce_Field_API_Name}
• Für verwandte Objektfelder verwenden Sie: ${Related_Object_API_Name.Related_Field_API_Name}
• Von dem QuickBooks-Feld Wählen Sie im Dropdown-Menü das QuickBooks-Feld aus, in dem der Wert synchronisiert werden soll.

• Klicken Sie auf Zuordnungen erstellen um die Konfiguration zu speichern.

Schritt 3: Salesforce-Flows

Erstellen Sie einen datensatzausgelösten Flow für das Spendenobjekt.

• Navigieren Sie zu der Einrichtung Registerkarte in Salesforce.
• Suchen Sie im Suchfeld „Schnellsuche“ nach „Flows“.
• Navigieren Abläufe >> Neuer Ablauf.

• Auswählen Datensatzgetriggerter Flow.

• Von dem Betreff Dropdown, wählen Sie Spenden.
• Der Trigger konfigurierenWählen Es wird ein Datensatz erstellt.

• Scrollen Sie nach unten und aktivieren Sie Asynchronen Pfad hinzufügen Umschalten unter Führt dieser Ablauf einen externen Aufruf durch oder stellt er eine Verbindung zu einem externen System her?

Flow-Element hinzufügen – QuickBooks-Kunde und Zahlungsmethode erstellen

• Im Asynchron ausführen Pfad, klicken Sie auf den + klicken.
• Suchen und auswählen QuickBooks-Kunde und Zahlungsmethode erstellen.

• Geben Sie die Label und API-Name.
• Der Eingabewerte festlegen Abschnitt, konfigurieren Sie Folgendes:
• Datensatz-ID: Wählen Sie die ID des aktuell ausgelösten Spenden-Datensatzes aus.
• Ermöglichen Kundendatensatz-ID und wählen Sie das Feld aus, das sich auf die Konto Objekt
• Ermöglichen Name der Zahlungsmethode und wählen Sie das Feld mit der Zahlungsmethode aus.
• Ermöglichen Transaktionsdatum und wählen Sie das Feld „Datum der Spendentransaktion“ aus.
• Klicken Sie auf Gespeichert dann klick Mehr erfahren um den Ablauf zu aktivieren.

Erstellen eines datensatzbasierten Flows für QB-Kunden- und Zahlungsmethodenreferenz

• Navigieren Abläufe >> Neuer Ablauf erneut.
• Auswählen Datensatzgetriggerter Flow.
• Von dem Betreff Dropdown, wählen Sie QB-Kunden- und Zahlungsmethodenreferenz.
• Der Trigger konfigurierenWählen Es wird ein Datensatz erstellt .

• Ermöglichen Asynchronen Pfad hinzufügen Umschalten.

Flow-Element hinzufügen – Verkaufsbelegpositionen erstellen

• Im Asynchron ausführen Pfad, klicken Sie auf den + klicken.
• Suchen und auswählen Verkaufsbelegpositionen für QuickBooks erstellen.

• Geben Sie die Label und API-Name.
• Der Eingabewerte festlegen, übergeben Sie die ID des aktuell ausgelösten Datensatzes als Salesforce-Datensatz-ID.

Flow-Element hinzufügen – Verkaufsbeleg in QuickBooks erstellen

• Klicken Sie auf die + Um ein weiteres Flow-Element hinzuzufügen, wird erneut ein Symbol angezeigt.
• Suchen und auswählen Verkaufsbeleg in QuickBooks erstellen.

• Geben Sie die Label und API-Name.
• Der Eingabewerte festlegen, konfigurieren Sie Folgendes:
• Kundennummer: Übergeben Sie die QuickBooks-Kunden-ID aus dem QB-Kunden- und Zahlungsmethodenreferenzdatensatz.
• JSON-Datei der Positionen: Übergeben Sie die Ausgabe „Positionen“ des vorherigen Ablaufelements.
• Salesforce-Datensatz-ID: Übergeben Sie die Salesforce-Datensatz-ID aus dem Referenzobjekt.

• Klicken Sie auf Gespeichert .

• Klicken Sie auf Mehr erfahren um den Ablauf zu aktivieren.

Testen Sie die Konfiguration

• Erstelle eine neue Spenden Datensatz in Salesforce.

• Der Ablauf wird automatisch ausgelöst und erzeugt einen Quittung in QuickBooks.

• Überprüfen Sie den Spendenbeleg in Salesforce und den entsprechenden Verkaufsbeleg in QuickBooks.

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