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Organisationen verschiedenster Branchen veranstalten Konferenzen, Vorträge, Expertengespräche, Seminare, Webinare, Spendenaktionen und Community-Events. Marketingteams verwalten Kampagnen in Salesforce, während der WordPress-Veranstaltungskalender Termine, Ticketinformationen und Veranstaltungsorte anzeigt. Diese Systeme synchronisieren sich nicht automatisch.

Manchmal verfügt Salesforce über die aktuellsten Veranstaltungsinformationen, während WordPress veraltete Einträge anzeigt. In anderen Fällen erfasst WordPress Ticketkäufe und Check-ins von Teilnehmern, die Salesforce noch nicht gespeichert hat. Häufig werden Daten manuell per CSV-Übertragung angeglichen, was zu Verzögerungen und Fehlern führt.

In diesem Anwendungsfall nutzen wir das miniOrange Object Data Sync for Salesforce- Plugin, um den Datenaustausch zwischen beiden Plattformen zu automatisieren. Aktualisierungen in Salesforce werden im Veranstaltungskalender angezeigt und umgekehrt. Diese bidirektionale Automatisierung sorgt dafür, dass Veranstaltungsaktualisierungen, Ticketanzahlen und Teilnehmerdatensätze systemübergreifend konsistent sind.

Szenarien

Ein Unternehmen verwaltet Veranstaltungsprogramme, Zeitpläne und Anmeldungen über Salesforce und WordPress. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, muss das Unternehmen drei Anforderungen erfüllen:

1. Zentralisierte Verwaltung in Salesforce

In Salesforce erstellte Zeitpläne, Sitzungsdetails und Aktualisierungen sollten automatisch in WordPress angezeigt werden, damit externe Zielgruppen immer die aktuellsten Informationen sehen.

2. Aktivitäten von WordPress erfassen

Ticketkäufe, Registrierungen und Check-ins von Teilnehmern, die in WordPress erfasst werden, sollten an Salesforce gesendet werden, damit Leads, Kontakte und Kampagnenmitglieder ohne manuellen Aufwand verfolgt werden können.

3. Kontinuierliche Abstimmung beider Systeme

Eventdaten wie Zeitpläne, Aktualisierungen, Tickets und Teilnehmerdatensätze sollten in beide Richtungen übertragen werden, um Salesforce und WordPress jederzeit synchronisiert zu halten.

4. Ticket- und Teilnehmersynchronisierung

Ticketdetails (Name, Preis, Artikelnummer, Menge, Typ, Kapazität) und Teilnehmerdatensätze (Registrierungen, Gast- oder Anmeldestatus, Check-in-Ergebnisse) sollten automatisch zwischen WordPress und Salesforce synchronisiert werden, um die Genauigkeit von Berichten, Nachfassaktionen und Kampagnenautomatisierung zu gewährleisten.

Voraussetzungen:

Bevor Sie beginnen, benötigen Sie Folgendes, um die Salesforce-Synchronisierung mit dem WordPress-Veranstaltungskalender auf Ihrer WordPress-Website einzurichten:

• Ein aktives Salesforce-Konto mit API-Zugriff
• WordPress-Website mit installiertem, unterstütztem Events Calendar-Plugin (Modern Events Calendar, WP Event Manager usw.).
• Administratorrechte sowohl in Salesforce als auch in WordPress
• miniOrange Objektdatensynchronisierung für Salesforce Plugin installiert und aktiviert

Lösung

miniOrange Object Data Sync für Salesforce verbindet Salesforce mit dem WordPress-Veranstaltungskalender (einschließlich Plugins wie Modern Events Calendar, WP Event Manager und anderen). Es sorgt dafür, dass Veranstaltungsdetails, Tickets und Teilnehmerinformationen auf beiden Plattformen konsistent bleiben – ganz ohne manuelle CSV-Übertragung.

Die Synchronisierung kann auf drei Arten konfiguriert werden:

• Salesforce ist die primäre Informationsquelle
• WordPress-Veranstaltungskalender als primäre Informationsquelle
• Bidirektionale Synchronisation

Die Feldzuordnung definiert, wie Salesforce-Ereignisobjekte den WordPress-Ereignisfeldern entsprechen und gewährleistet so eine nahtlose Abstimmung von Ereignisname, Datum, Uhrzeit, Ort, Beschreibung, Organisator, Status und Kategorie.

1. Zentralisierte Verwaltung in Salesforce

Salesforce verwaltet alle Ereignisdaten, während WordPress die Ereignisse öffentlich anzeigt, beispielsweise wenn ein Team eine Kampagne in Salesforce erstellt und erwartet, dass diese online für die Teilnehmer angezeigt wird.

• Ereigniserstellung: Wenn in Salesforce ein neuer Kampagnen- oder Ereignisdatensatz erstellt wird, erscheint dieser sofort im WordPress-Ereigniskalender.
• Ereignis-Update: Wenn sich Datum, Uhrzeit oder Ort in Salesforce ändern, wird die Aktualisierung in WordPress übernommen.
• Datenzuordnung: Ordnen Sie Salesforce-Felder wie Ereignisname, Startdatum und -zeit, Enddatum und -zeit, Ort und Status direkt den WordPress-Ereignisfeldern zu.
• Selektive Synchronisierung: Filtern Sie Ereignisse und synchronisieren Sie nur diejenigen, die definierten Kriterien wie Ereignistyp, Status oder Datumsbereich entsprechen, von Salesforce zu WordPress.

Diese Konfiguration ermöglicht es Marketingteams, die Kontrolle in Salesforce zu behalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass der öffentliche Kalender immer korrekte Termine anzeigt, ohne dass Daten manuell eingegeben werden müssen.

2. Aktivitäten von WordPress erfassen

WordPress verwaltet die Erstellung von Veranstaltungen und den Ticketverkauf, während Salesforce Registrierungen und Kampagnendaten erfasst, beispielsweise wenn Organisatoren eine Veranstaltung auf WordPress veröffentlichen und möchten, dass Salesforce jede Registrierung aufzeichnet.

• Ereigniserstellung: Wenn in WordPress ein neues Ereignis erstellt wird, wird in Salesforce eine entsprechende Kampagne erstellt.
• Ereignis-Update: Änderungen in WordPress, wie Datum, Uhrzeit und Beschreibung, werden mit Salesforce synchronisiert.
• Ticket-Synchronisierung: Ticketdetails wie Name, Preis, Artikelnummer und Kapazität werden mit Salesforce synchronisiert.
• Teilnehmersynchronisierung: Registranten in WordPress werden zu Leads, Kontakten oder Kampagnenmitgliedern in Salesforce, und Check-in-Status wie Registriert, Teilnehmend oder Nicht erschienen werden in den Salesforce-Datensätzen aktualisiert.

Dies ist nützlich, wenn die Ticket- und Registrierungsabwicklung für die Öffentlichkeit über WordPress erfolgt, während Reporting und Lead-Management über Salesforce abgewickelt werden.

3. Kontinuierliche Abstimmung beider Systeme

Beide Systeme werden kontinuierlich synchronisiert, ähnlich wie wenn ein Team Veranstaltungsdetails in Salesforce aktualisiert, während Ticketmanager die Kapazität in WordPress anpassen, und beide Systeme möchten, dass diese Änderungen überall sichtbar werden.

• Ereigniserstellung: Neue Ereignisse, die entweder in Salesforce oder in WordPress erstellt werden, erscheinen im jeweils anderen System.
• Ereignis-Update: Aktualisierungen, die in einem System vorgenommen werden, werden auch im anderen System übernommen.
• Ticket-Synchronisierung: Die Ticketdetails werden in beide Richtungen übermittelt, um Verfügbarkeit und Verkäufe konsistent zu halten.
• Teilnehmersynchronisierung: Teilnehmerdatensätze, einschließlich des Check-in-Status, werden in beide Richtungen synchronisiert.
• Konfliktlösung: Es können Regeln angewendet werden, um zu entscheiden, wessen Daten Vorrang haben, wenn sich Änderungen überschneiden.

Diese Konfiguration hilft Organisationen, in denen mehrere Teams zusammenarbeiten und konsistente Daten in Echtzeit benötigen.

4. Ticket- und Teilnehmersynchronisierung

Die miniOrange Objektdatensynchronisierung für Salesforce synchronisiert nicht nur Veranstaltungsdetails, sondern sorgt auch für konsistente Ticket- und Teilnehmerinformationen zwischen WordPress und Salesforce. So können Teams Anmeldungen verwalten, die Anwesenheit überwachen und Folgeaktivitäten durchführen – ganz ohne manuelle Importe.

Ticket-Synchronisierung

• Ticketname, Preis, Artikelnummer, Menge, Typ und verfügbare Kapazität synchronisieren.
• Erfassen Sie Ticketkaufinformationen in Salesforce, um eine genaue Verkaufsverfolgung zu gewährleisten.
• Aktualisieren Sie den Ticketstatus (Aktiv, Ausverkauft, Storniert), um die Verfügbarkeit in Echtzeit widerzuspiegeln.

Teilnehmersynchronisierung

• Füge Teilnehmer als Salesforce Leads, Kontakte oder Kampagnenmitglieder hinzu.
• Der Check-in-Status (Registriert, Teilgenommen, Nicht erschienen) wird automatisch aktualisiert.
• Erfassen Sie sowohl Gast- als auch eingeloggte Benutzerregistrierungen.

Salesforce spiegelt stets die tatsächlichen Ticketverkäufe und Besucherzahlen wider und gewährleistet so eine genaue Berichterstattung, zeitnahe Nachfassaktionen und eine effektive Kampagnenautomatisierung.

Feldzuordnung und Datenstruktur

Das Plugin ermöglicht die vollständige Kontrolle darüber, wie Felder in Salesforce Feldern in WordPress zugeordnet werden. Typische Zuordnungen sind:

Vorteile

• Sofortige Aktualisierungen systemübergreifend: Die Echtzeit-Synchronisierung gewährleistet, dass jede Änderung in Salesforce oder WordPress sofort übernommen wird, wodurch Verzögerungen und Unstimmigkeiten vermieden werden.
• Flexible Terminplanung: Die Synchronisierung kann stündlich, zweimal täglich oder in benutzerdefinierten Intervallen mit WP‐Cron automatisiert werden, sodass die Teams die Aktualisierungshäufigkeit selbst bestimmen können.
• Gezielte Synchronisierung: Mithilfe von Filtern ist eine selektive Synchronisierung basierend auf Ereignistyp, Region, Kategorie, Status oder sogar benutzerdefinierten Salesforce-Feldern möglich, wodurch sichergestellt wird, dass nur relevante Daten übertragen werden.
• Genaue Ticket- und Teilnehmerverfolgung: Die Ticketdetails (Name, Preis, Artikelnummer, Kapazität) und der Status der Teilnehmer (Registriert, Teilgenommen, Nicht erschienen) sind stets aufeinander abgestimmt und unterstützen so zuverlässige Verkäufe und Berichte.
• Reduzierter manueller Aufwand: Keine CSV-Importe mehr und keine wiederholte Dateneingabe – das reduziert den Verwaltungsaufwand und menschliche Fehler.
• Skalierbar und kompatibel: Es ist mit zahlreichen WordPress-Event-Plugins und komplexen Konfigurationen kompatibel und eignet sich daher für Organisationen jeder Größe.

Fazit

Mit dem miniOrange Object Data Sync-Plugin für Salesforce wird die Verbindung zwischen Salesforce und dem WordPress-Veranstaltungskalender nahtlos. Teams können Veranstaltungen, Tickets und Teilnehmer mühelos verwalten und haben so immer die aktuellsten Informationen. Das Ergebnis: reibungslosere Abläufe, weniger Fehler und erfolgreichere Veranstaltungen.

Weitere Ressourcen

1. Objektdatensynchronisierung für Salesforce
2. Salesforce-Datenvisualisierung