Resumen

Las organizaciones suelen mostrar en sus sitios web Drupal documentos almacenados en Microsoft SharePoint, como manuales para empleados, políticas, folletos de productos, documentación técnica, materiales de capacitación y otros recursos compartidos. A medida que aumenta el número de archivos, la búsqueda manual en listas extensas se vuelve ineficiente.

Este caso de uso describe cómo los usuarios finales pueden buscar archivos y carpetas de SharePoint que se muestran dentro de Drupal mediante el módulo de integración de SharePoint de miniOrange. En lugar de navegar por los directorios anidados de SharePoint nivel por nivel, los usuarios pueden buscar por nombre de archivo (y, si está configurado, por metadatos) directamente desde la interfaz de Drupal y obtener resultados coincidentes de la biblioteca de documentos de SharePoint conectada.

Requisitos previos:

• Integración de miniOrange con SharePoint El módulo está instalado y habilitado.
• El sitio web de Drupal está conectado a Microsoft SharePoint.
• Una aplicación Microsoft Entra ID está configurada con los permisos necesarios de la API de Microsoft Graph.
• Se puede acceder al sitio de SharePoint, a la biblioteca de documentos, a la unidad o a la carpeta de destino.
• El administrador tiene permiso para configurar el módulo.
• Los archivos y carpetas de la biblioteca de SharePoint de destino ya se muestran en el sitio de Drupal.

Primaria

Cuando una biblioteca de documentos de SharePoint contiene una gran cantidad de archivos distribuidos en múltiples carpetas y subcarpetas, los usuarios que visualizan dicha biblioteca en Drupal a menudo se ven obligados a navegar por carpeta tras carpeta para encontrar un solo documento. Sin una función de búsqueda, los usuarios deben explorar manualmente las carpetas o paginar largas listas de archivos para localizar un documento específico. Esta situación se agrava a medida que la biblioteca crece, las carpetas se reorganizan o varios departamentos comparten el mismo espacio de documentos.

Esto puede llevar a:

• Búsquedas de documentos que consumen mucho tiempo.
• Mala experiencia de usuario en los portales de documentos.
• Dificultad para localizar archivos importantes.
• Reducción de la productividad tanto para los empleados como para los clientes.

Solución

El módulo de integración de Drupal con SharePoint añade una práctica función de búsqueda de archivos a la biblioteca de documentos de SharePoint que se muestra en su sitio web de Drupal. En lugar de navegar manualmente por múltiples carpetas, subcarpetas y largas listas de archivos, los usuarios pueden buscar el documento que necesitan directamente desde la interfaz de Drupal.

Los usuarios pueden introducir el nombre del archivo, parte del nombre o una palabra clave relevante en el campo de búsqueda. El módulo filtra los archivos de SharePoint mostrados y presenta los documentos coincidentes más relevantes, lo que ayuda a los usuarios a localizar y acceder al archivo necesario de forma más eficiente.

• Se agrega un campo de búsqueda al listado de archivos de SharePoint que se muestra en el sitio web de Drupal.
• Los usuarios pueden introducir el nombre completo del archivo, parte del nombre o una palabra clave relevante.
• La lista de archivos se filtra en función del término de búsqueda introducido.
• Los documentos de SharePoint coincidentes se muestran directamente en la interfaz de Drupal.
• Los usuarios pueden abrir o acceder al documento requerido desde los resultados filtrados.
• La función de búsqueda sigue permitiendo un acceso eficiente a los archivos a medida que crece la biblioteca de documentos.
• Los usuarios pueden localizar documentos sin salir del sitio web de Drupal ni abrir SharePoint por separado.

Beneficios

• Búsqueda de archivos más rápida sin necesidad de navegar manualmente por las carpetas.
• Localiza archivos rápidamente utilizando nombres de archivo o palabras clave.
• Elimine la necesidad de buscar manualmente en largas listas de documentos.
• Mejorar la accesibilidad de los documentos y la experiencia del usuario.
• Ahorra tiempo al acceder a archivos de uso frecuente.
• Proporcionar una experiencia de navegación de documentos limpia y eficiente.

Resultado

La función de búsqueda del módulo de integración de miniOrange para SharePoint permite a los usuarios encontrar rápidamente los documentos de SharePoint mostrados en el sitio web de Drupal. En lugar de navegar manualmente por grandes colecciones de archivos, los usuarios pueden buscar y acceder a los archivos necesarios en segundos, lo que mejora la productividad y la experiencia general del usuario.