Resumen

Las organizaciones suelen almacenar documentos empresariales en Microsoft SharePoint, mientras que utilizan Drupal como portal para empleados, portal para clientes o intranet. Sin embargo, no todos los documentos deben ser visibles para todos los usuarios. Los distintos equipos, departamentos o grupos de usuarios requieren acceso a contenido diferente.

Este caso práctico describe cómo restringir y mostrar archivos, carpetas y contenido de SharePoint en un sitio Drupal según los roles asignados a los usuarios de Drupal, utilizando el módulo de integración de SharePoint de miniOrange. En lugar de exponer toda la biblioteca de documentos de SharePoint a todos los visitantes, los administradores pueden garantizar que cada usuario solo vea el contenido de SharePoint relevante y permitido para su rol.

Requisitos previos:

• Integración de miniOrange con SharePoint El módulo está instalado y habilitado.
• El sitio web de Drupal está conectado a Microsoft SharePoint.
• Una aplicación Microsoft Entra ID está configurada con los permisos necesarios de la API de Microsoft Graph.
• Acceso de administrador a la configuración del módulo y a los ajustes de Personas/Roles de Drupal.
• Los roles de usuario de Drupal ya están definidos (por ejemplo, Administrador, Recursos Humanos, Finanzas, Usuario Autenticado, Anónimo).

Primaria

Las organizaciones suelen almacenar documentos confidenciales o específicos de cada departamento en SharePoint —políticas de recursos humanos, registros financieros, informes internos, contratos con clientes— junto con contenido que debería ser público o de amplio acceso. Cuando este contenido de SharePoint se muestra en Drupal sin ningún control de acceso, todos los visitantes ven la misma estructura de carpetas y archivos, independientemente de quién sea.

Esto puede resultar en:

• Exposición de documentos específicos del departamento.
• Listados de documentos confusos para los usuarios.
• Dificultad para gestionar el contenido de varios equipos.
• Creación manual de páginas de documentos separadas para diferentes grupos de usuarios.

Solución

El módulo de integración de Drupal con SharePoint permite a los administradores controlar qué contenido de SharePoint se muestra en función de los roles de usuario de Drupal.

Los administradores pueden asignar roles de Drupal a carpetas o bibliotecas de documentos específicas de SharePoint. Cuando un usuario inicia sesión, el módulo muestra automáticamente solo los archivos y carpetas asignados a su rol.

Por ejemplo:

• Los usuarios de RR. HH. pueden consultar las políticas de RR. HH. y los documentos de incorporación de nuevos empleados.
• Los usuarios del área de finanzas pueden acceder a facturas, presupuestos e informes financieros.
• Los equipos de ventas pueden ver presentaciones de ventas y material de marketing.
• Los clientes pueden acceder a la documentación del producto y a las guías de usuario.
• Los socios pueden consultar los recursos y acuerdos específicos para socios.

Asignación de roles a carpetas

• Los administradores seleccionan un sitio de SharePoint y una biblioteca de documentos, y luego asignan carpetas específicas (o la biblioteca completa) a uno o más roles de Drupal.
• Una sola carpeta puede asignarse a múltiples roles (por ejemplo, tanto Recursos Humanos como la Dirección pueden acceder a la misma carpeta "Políticas"), y diferentes carpetas dentro de la misma biblioteca pueden restringirse a diferentes roles de forma independiente.
• Las carpetas que no estén asignadas pueden configurarse para que, por defecto, sean "visibles para todos los usuarios autenticados" u "ocultas", según la postura de seguridad de la organización.

Flujo de contenido basado en roles

• Un usuario inicia sesión en el sitio web de Drupal.
• Drupal identifica el rol asignado al usuario.
• El módulo de integración de SharePoint comprueba las asignaciones de roles configuradas.
• El módulo recupera los archivos y carpetas de SharePoint correspondientes.
• Solo se muestra el contenido autorizado de SharePoint en la página de Drupal.
• Los usuarios solo pueden consultar o descargar los documentos asignados a su rol.

Implementación

Para configurar la visualización de contenido de SharePoint basada en roles:

• Instale y habilite el módulo de integración de miniOrange para Drupal y SharePoint.
• Conecta Drupal con Microsoft SharePoint.
• Configure los permisos necesarios de la API de Microsoft Graph.
• Seleccione las bibliotecas de documentos o carpetas de SharePoint.
• Asigne los roles de usuario de Drupal al contenido deseado de SharePoint.
• Configura la página de Drupal donde se deben mostrar los archivos de SharePoint.
• Guarde la configuración y verifique el acceso basado en roles.

Beneficios

• El contenido confidencial de SharePoint permanece restringido a los roles de Drupal apropiados, lo que reduce el riesgo de exposición accidental.
• El contenido público e interno puede coexistir en la misma vista de Drupal sin necesidad de duplicarlo manualmente.
• Reduzca el esfuerzo administrativo con el filtrado automático de contenido.
• Mejore la experiencia del usuario con listados de documentos relevantes.
• Gestiona varios departamentos a través de un único portal Drupal.
• Mantén SharePoint como repositorio centralizado de documentos.

Resultado

La función de visualización de contenido basada en roles permite a las organizaciones crear experiencias de documentos personalizadas al mostrar solo el contenido relevante de SharePoint a cada usuario en el sitio web de Drupal. Esto mejora la seguridad, simplifica la gestión de documentos y garantiza que los usuarios siempre tengan acceso a la información que necesitan.