¿Cómo sincronizar datos de Salesforce con recibos de ventas de QuickBooks?
Resumen
Muchas organizaciones necesitan una forma sencilla de sincronizar los datos de donaciones de Salesforce con los recibos de venta de QuickBooks, garantizando al mismo tiempo la precisión de los detalles de clientes, partidas y transacciones. Dado que Salesforce y QuickBooks no ofrecen automatización nativa para la creación de recibos de venta a partir de los registros de Salesforce, la integración de miniOrange con QuickBooks... El paquete llena este vacío al permitir una configuración de código bajo mediante asignaciones de objetos y flujos de Salesforce.
El paquete de integración de miniOrange con QuickBooks permite definir asignaciones entre objetos de Salesforce y las entidades correspondientes de QuickBooks, como clientes, partidas de recibos de venta y recibos de venta. Al configurar estas asignaciones de objetos y campos, y crear flujos activados por registros, los datos de Salesforce se transforman y sincronizan automáticamente con QuickBooks sin necesidad de escribir código personalizado.
Requisitos previos: acceso y configuración
Antes de comenzar la configuración de la autenticación de QuickBooks, asegúrese de tener lo siguiente:
- El acceso a la Portal para desarrolladores de Intuit
- A Zona de pruebas de QuickBooks or Cuenta de producción
- Acceso de administrador de Salesforce
- El Paquete de integración de QuickBooks de miniOrange instalado en Salesforce
Pasos de configuración
Paso 1: Crear una aplicación conectada en QuickBooks
- Inicie sesión en el Portal para desarrolladores de Intuit.
- Seleccionar Espacio de trabajo Luego navega hasta el Aplicaciones .
- Haga clic en el botón + botón para crear una nueva aplicación.
- Haga clic en Empezar .
- Ingrese una Nombre de la aplicación de su elección y haga clic Siguiente.
- Asegúrate de leer com.intuit.quickbooks.contabilidad y com.intuit.quickbooks.pago permisos, luego haga clic en el Terminado .
- Activar Mostrar credenciales para ver el ID de cliente de desarrollo y Secreto del cliente.
Nota: Si utiliza el entorno de pruebas de QuickBooks, puede usar las credenciales de dicho entorno. Para el entorno de producción, siga los pasos que se indican a continuación para generar las credenciales de producción.
- Haga clic en Abrir aplicación para acceder al panel de control de la aplicación.
- En el panel de la aplicación, abra Claves y credenciales Luego seleccione Producción como el tipo de credencial.
- Complete el cuestionario de QuickBooks para desbloquear el acceso a producción.
- Una vez completado, haga clic en Mostrar credenciales. Copia el ID de cliente y Secreto del cliente y almacenarlos de forma segura para su uso en Salesforce.
Credenciales con nombre
- Inicie sesión en su instancia de Salesforce y navegue hasta Configuración.
- En la sección Búsqueda rápida caja, buscar Credenciales con nombre.
- Haga clic en Credenciales con nombre .
- Credencial con nombre: Credencial con nombre de QuickBooks
- Credencial externa: Credencial externa de moQuickBooks
- Proveedor de identidad de autenticación externa: Proveedor de autenticación externa de moQuickBooks
El paquete miniOrange proporciona los siguientes registros:
Configurar credenciales de proveedores de identidad de autenticación externa
- Haga clic en el botón Proveedores de identidad de autenticación externa pestaña y Editar <font dir="auto" style="vertical-align: inherit;">las </font> Proveedor de autenticación externa de moQuickBooks registro.
- Escriba el ID de cliente y Secreto del cliente Copiado de QuickBooks. Haga clic en Guardar.
- Vuelva a abrir el registro, desplácese hasta URL del proveedor de identidad sección y copie el URL de devolución de llamada para usar en URL de redireccionamiento de QuickBooks.
Agregar URI de redireccionamiento en QuickBooks
- Volver a la Portal para desarrolladores de Intuit y abra el panel de la aplicación.
- Navegue a Configuración >> URI de redireccionamiento.
- Seleccionar sin codigo or Producción basado en su entorno.
- Haga clic en Agregar URI.
- Pegue la URL de devolución de llamada (generado en el paso anterior: Credenciales del proveedor de autenticación externa).
- Haga clic en Guardar.
Otorgar acceso al perfil para credenciales externas
- En Salesforce Configuración, busque Perfiles en el cuadro de búsqueda rápida.
- Navegue a Perfil >> Administrador del sistema perfil.
- Pase el cursor sobre la columna Habilitación del acceso principal de credenciales externas y haga clic en el ícono de Editar .
- Luego selecciona el moQuickBooksExternalCredintial - Conexión y haga clic en el ícono de Guardar.
Autenticar la conexión de QuickBooks
- En Configuración, navegue a Credenciales con nombre >> Credenciales externas.
- Abra Credencial externa de moQuickBooks registro.
- Desplácese hasta la sección Profesorado sección, para el Conexión récord y bajo Acciones columna, haga clic Autenticar.
- Serás redirigido a la página de inicio de sesión de QuickBooks. Selecciona el espacio de trabajo que usaste al crear la aplicación y haz clic en Siguiente.
- Ingrese sus credenciales de QuickBooks y autentíquese. Una vez autentificado, será redirigido a Salesforce.
Configurar los ajustes de la empresa en QuickBooks
- In Configuración, busque Tipos de metadatos personalizados.
- Abra Tipos de metadatos personalizados .
- Haga clic en Administrar registros cerca de Configuración de QuickBooks.
- Haga clic en Editar botón para Predeterminado Grabar.
- Ingrese su ID de empresa de Salesforce QuickBooks en el CIF .
- Haga clic en Guardar .
Paso 2: Mapeo de campos u objetos
- Inicie sesión en Salesforce y navegue hasta Configuración .
- Haga clic en Lanzador de aplicaciones y seleccione Ver todos para abrir la ventana del Iniciador de aplicaciones.
- Busque Integración de QuickBooks por miniOrange.
- Abra la aplicación para acceder a la Panel de integración de QuickBooks de miniOrange.
Mapeo de objetos para el cliente de recibo de venta
- Para agregar una nueva asignación de objetos, haga clic en Nuevo mapeo de objetos .
- En el campo Objeto de QuickBooks En el menú desplegable, seleccione Cliente.
- En el campo Objeto de Salesforce En el menú desplegable, seleccione el objeto utilizado para sincronizar los datos del cliente. (En este caso , está seleccionado)
- Haga clic en Crear mapeo .
- Haga clic en Configurar el mapeo de campos para el mapeo de objetos recién creado.
- Haga clic en Nuevo mapeo de campos.
- En la sección Campo de Salesforce En el menú desplegable, seleccione el campo que contiene el nombre del cliente. (En esta guía de configuración, Nombre de la cuenta está seleccionado).
- En la sección Campo de QuickBooks desplegable, seleccione Nombre para mostrar.
- In Tipo de campo, seleccione Clave primaria Si desea que QuickBooks verifique si existen clientes y evite duplicados. De lo contrario, déjelo como predeterminado.
- Haga clic en Crear asignaciones para guardar la configuración.
Asignación de objetos para elementos de línea de recibos de venta
- Haga clic en Nuevo mapeo de objetos.
- En el campo Objeto de QuickBooks desplegable, seleccione Artículos de línea del recibo de venta.
- En el campo Objeto de Salesforce En el menú desplegable, seleccione el objeto utilizado para sincronizar los datos de la línea de pedido. (En esta guía de configuración donación_c está seleccionado).
- Haga clic en Crear mapeo.
- Haga clic en Configurar el mapeo de campos para el mapeo de objetos creados.
- Haga clic en Nuevo mapeo de campos.
- En el campo Producto / Servicio En el menú desplegable, seleccione el producto o servicio de QuickBooks que se sincronizará como un elemento de línea.
- En la sección Campo de Salesforce Entrada, ingrese el nombre de la API del campo de Salesforce que contiene el monto en el siguiente formato: ${Nombre_API_del_campo_de_Salesforce}
- Si el valor proviene de un objeto relacionado, utilice el siguiente formato: ${Nombre_API_del_objeto_relacionado.Nombre_API_del_campo_relacionado}
- Haga clic en Crear asignaciones para guardar la configuración.
Mapeo de objetos para recibos de venta
- Haga clic en Nuevo mapeo de objetos.
- En el campo Objeto de QuickBooks En el menú desplegable, seleccione Recibo de venta.
- En el campo Objeto de Salesforce En el menú desplegable, seleccione el objeto utilizado para sincronizar los datos del recibo de venta. (En esta guía de configuración donación_c está seleccionado).
- Haga clic en Crear mapeo.
- Haga clic en Configurar el mapeo de campos para el mapeo de objetos creados.
- Haga clic en Nuevo mapeo de campos.
- En la sección Entrada de campo de Salesforce, ingrese el valor del campo de Salesforce utilizando el siguiente formato: ${Nombre_API_del_campo_de_Salesforce}
- Para campos de objetos relacionados, utilice: ${Nombre_API_del_objeto_relacionado.Nombre_API_del_campo_relacionado}
- En el campo Campo de QuickBooks En el menú desplegable, seleccione el campo de QuickBooks donde se debe sincronizar el valor.
- Haga clic en Crear asignaciones para guardar la configuración.
Paso 3: Flujos de Salesforce
Crear un flujo activado por registro para un objeto de donación
- Navegue a la pestaña Configuración pestaña en Salesforce.
- En el cuadro de búsqueda Búsqueda rápida, busque Flujos.
- Navegue a Flujos >> Nuevo flujo.
- Seleccionar Flujo activado por registro.
- En el campo Objeto desplegable, seleccione Donación.
- En Configurar disparador, seleccione Se crea un registro.
- Desplácese hacia abajo y habilite Agregar ruta asincrónica alternar debajo ¿Este flujo realiza una llamada externa o se conecta a un sistema externo?
Agregar elemento de flujo: crear un cliente y un método de pago de QuickBooks
- En la sección Ejecutar asincrónicamente ruta, haga clic en el + .
- Buscar y seleccionar Crear un cliente y un método de pago de QuickBooks.
- Escriba el Etiqueta y Nombre de API.
- En Establecer valores de entrada Sección, configure lo siguiente:
- Registro de identificación: Seleccione el ID del registro de donación activado actualmente
- Activar ID de registro del cliente y seleccione el campo que hace referencia a la Cuenta objeto
- Activar Nombre del método de pago y seleccione el campo que contiene el método de pago
- Activar Fecha de Transacción y seleccione el campo de fecha de transacción de donación
- Haga clic en Guardar Luego haga clic Activa para activar el flujo.
Crear un flujo activado por registros para la referencia del cliente y el método de pago de QB
- Navegue a Flujos >> Nuevo flujo de nuevo.
- Seleccionar Flujo activado por registro.
- En el campo Objeto desplegable, seleccione Referencia de cliente y método de pago de QB.
- En Configurar disparador, seleccione Se crea un registro .
- Activar Agregar ruta asincrónica palanca.
Agregar elemento de flujo: crear líneas de artículos de recibo de venta
- En la sección Ejecutar asincrónicamente ruta, haga clic en el + .
- Buscar y seleccionar Crear líneas de artículos de recibos de venta para QuickBooks.
- Escriba el Etiqueta y Nombre de API.
- En Establecer valores de entrada, pase el ID del registro activado actual como ID de registro de Salesforce.
Agregar elemento de flujo: crear un recibo de venta en QuickBooks
- Haga clic en el botón + Icono nuevamente para agregar otro elemento de flujo.
- Buscar y seleccionar Crear un recibo de venta en QuickBooks.
- Escriba el Etiqueta y Nombre de API.
- En Establecer valores de entrada, configure lo siguiente:
- ID de cliente: Pase el ID de cliente de QuickBooks del registro de referencia de método de pago y cliente de QB
- Elementos de línea JSON: Pasar la salida de elementos de línea del elemento de flujo anterior
- ID de registro de Salesforce: Pase el ID de registro de Salesforce desde el objeto de referencia
- Haga clic en Guardar .
- Haga clic en Activa para activar el flujo.
Probar la configuración
- Crear un nuevo Donación registrar en Salesforce.
- El flujo se activa automáticamente y crea un Recibo de compra en QuickBooks.
- Verifique el registro de donación de Salesforce y el registro de recibo de venta de QuickBooks correspondiente.
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