Resumen

Organizaciones de diversos sectores organizan conferencias, sesiones de ponentes, charlas de expertos, seminarios, webinars, eventos de recaudación de fondos y eventos comunitarios. Los equipos de marketing gestionan las campañas en Salesforce, mientras que el Calendario de Eventos de WordPress muestra horarios, detalles de las entradas y ubicaciones. Estos sistemas no se sincronizan automáticamente.

A veces, Salesforce guarda las últimas actualizaciones de eventos, mientras que WordPress muestra listados obsoletos. En otras ocasiones, WordPress registra la compra de entradas y el registro de asistentes que Salesforce aún no ha capturado. Las transferencias manuales de CSV se utilizan a menudo para alinear los datos, lo que genera retrasos y errores.

En este caso práctico, utilizaremos el plugin miniOrange Object Data Sync para Salesforce para automatizar el intercambio de datos entre ambas plataformas. Las actualizaciones realizadas en Salesforce se reflejan en el Calendario de Eventos, y viceversa. Esta automatización bidireccional mantiene la coherencia entre las actualizaciones de eventos, el número de entradas y los registros de asistentes en ambos sistemas.

Escenarios

Una empresa gestiona programas, horarios e inscripciones de eventos en Salesforce y WordPress. Para que las operaciones funcionen sin problemas, la empresa tiene tres requisitos:

1. Gestión centralizada en Salesforce

Los horarios, los detalles de las sesiones y las actualizaciones creadas en Salesforce deberían aparecer en WordPress automáticamente para que el público externo siempre vea la información más precisa.

2. Capturar actividad desde WordPress

Las compras de entradas, los registros y los check-in de asistentes registrados en WordPress deben enviarse a Salesforce, lo que permite realizar un seguimiento de los clientes potenciales, contactos y miembros de la campaña sin trabajo manual.

3. Alineación continua en ambos sistemas

Los datos de eventos, como cronogramas, actualizaciones, tickets y registros de asistentes, deben moverse en ambas direcciones, manteniendo Salesforce y WordPress sincronizados en todo momento.

4. Sincronización de tickets y asistentes

Los detalles de los tickets (nombre, precio, SKU, cantidad, tipo, capacidad) y los registros de los asistentes (registros, estado de invitado o de inicio de sesión, resultados del check-in) deben sincronizarse automáticamente entre WordPress y Salesforce para mantener precisos los informes, los seguimientos y la automatización de campañas.

Requisitos previos

Antes de comenzar, necesitará lo siguiente para configurar Salesforce con la sincronización del Calendario de eventos de WordPress en su sitio de WordPress:

• Una cuenta activa de Salesforce con acceso a la API
• Sitio de WordPress con un complemento de Calendario de eventos compatible instalado (Modern Events Calendar, WP Event Manager, etc.)
• Derechos de administrador tanto en Salesforce como en WordPress
• mininaranja Sincronización de datos de objetos para Salesforce complemento instalado y activado

Solución

La sincronización de datos de objetos miniOrange para Salesforce conecta Salesforce con el Calendario de eventos de WordPress (incluidos plugins como Modern Events Calendar, WP Event Manager y otros). Mantiene la información de los eventos, las entradas y los asistentes consistente en ambas plataformas sin necesidad de transferir archivos CSV manualmente.

La sincronización se puede configurar de tres maneras:

• Salesforce es la principal fuente de verdad
• Calendario de eventos de WordPress como fuente principal de información veraz
• Sincronización bidireccional

La asignación de campos define cómo los objetos de eventos de Salesforce corresponden a los campos de eventos de WordPress, lo que garantiza una alineación perfecta del nombre del evento, la fecha, la hora, la ubicación, la descripción, el organizador, el estado y la categoría.

1. Gestión centralizada en Salesforce

Salesforce administra todos los datos de eventos, mientras que WordPress muestra los eventos públicamente, como cuando un equipo crea una campaña en Salesforce y espera que aparezca en línea para los asistentes.

• Creación de eventos: Cuando se crea un nuevo registro de campaña o evento en Salesforce, aparece instantáneamente en el Calendario de eventos de WordPress.
• Actualización del evento: Si la fecha, la hora o la ubicación cambian en Salesforce, la actualización se refleja en WordPress.
• Mapeo de datos: Asigne campos de Salesforce como nombre del evento, fecha y hora de inicio, fecha y hora de finalización, ubicación y estado directamente a los campos de evento de WordPress.
• Sincronización selectiva: Filtra eventos y sincroniza solo aquellos que coincidan con criterios definidos, como tipo de evento, estado o rango de fechas, desde Salesforce a WordPress.

Esta configuración permite a los equipos de marketing mantener el control en Salesforce y al mismo tiempo garantizar que el calendario público siempre muestre cronogramas precisos sin ingreso manual de datos.

2. Capturar actividad desde WordPress

WordPress administra la creación de eventos y la venta de entradas, mientras que Salesforce captura los registros y los datos de las campañas, por ejemplo, cuando los organizadores publican un evento en WordPress y quieren que Salesforce registre cada registro.

• Creación de eventos: Cuando se crea un nuevo evento en WordPress, se crea una campaña correspondiente en Salesforce.
• Actualización del evento: Los cambios en WordPress, como la fecha, la hora y la descripción, se sincronizan con Salesforce.
• Sincronización de tickets: Los detalles del ticket, como nombre, precio, SKU y capacidad, se sincronizan con Salesforce.
• Sincronización de asistentes: Los registrados en WordPress se convierten en clientes potenciales, contactos o miembros de campañas en Salesforce, y los estados de registro, como Registrado, Asistido o No presentado, actualizan los registros de Salesforce.

Esto es útil cuando la emisión de tickets y el registro públicos se realizan en WordPress, mientras que los informes y la gestión de clientes potenciales se realizan en Salesforce.

3. Alineación continua en ambos sistemas

Ambos sistemas permanecen continuamente alineados, de forma similar a cuando un equipo actualiza los detalles de un evento en Salesforce mientras los administradores de tickets ajustan la capacidad en WordPress, y ambos quieren que esos cambios se reflejen en todas partes.

• Creación de eventos: Los nuevos eventos creados en Salesforce o WordPress aparecen en el otro sistema.
• Actualización del evento: Las actualizaciones realizadas en un sistema se reflejan en el otro.
• Sincronización de tickets: Los detalles de los tickets fluyen en ambas direcciones para mantener la disponibilidad y las ventas consistentes.
• Sincronización de asistentes: Los registros de asistentes, incluido el estado del check-in, se sincronizan en ambas direcciones.
• La resolución de conflictos: Se pueden aplicar reglas para decidir qué datos del sistema tienen prioridad cuando los cambios se superponen.

Esta configuración ayuda a las organizaciones donde varios equipos colaboran y necesitan datos consistentes en tiempo real.

4. Sincronización de tickets y asistentes

La sincronización de datos de objetos de miniOrange para Salesforce no solo sincroniza los detalles de los eventos, sino que también mantiene la coherencia de la información de las entradas y los asistentes entre WordPress y Salesforce. Esto permite a los equipos gestionar las inscripciones, supervisar la asistencia y realizar actividades de seguimiento sin tener que realizar importaciones manuales.

Sincronización de tickets

• Sincronice el nombre del ticket, el precio, el SKU, la cantidad, el tipo y la capacidad disponible.
• Registre la información de compra de boletos en Salesforce para un seguimiento preciso de las ventas.
• Actualizar el estado de las entradas (Activas, Agotadas, Canceladas) para reflejar la disponibilidad en tiempo real

Sincronización de asistentes

• Agregue asistentes como clientes potenciales, contactos o miembros de campaña de Salesforce.
• Actualizar el estado del check-in (Registrado, Asistido, No presentado) automáticamente.
• Capturar registros tanto de invitados como de usuarios que han iniciado sesión.

Salesforce siempre refleja las ventas reales de entradas y la asistencia, lo que garantiza informes precisos, seguimientos oportunos y una automatización eficaz de las campañas.

Mapeo de campos y estructura de datos

El complemento permite un control total sobre la correspondencia entre los campos de Salesforce y los de WordPress. Las asignaciones típicas incluyen:

Beneficios

• Actualizaciones instantáneas en todos los sistemas: La sincronización en tiempo real garantiza que cualquier cambio en Salesforce o WordPress se refleje de inmediato, eliminando retrasos y discrepancias.
• Horario flexible: Las sincronizaciones se pueden automatizar cada hora, dos veces al día o en intervalos personalizados mediante WP-Cron, lo que brinda a los equipos control sobre la frecuencia de actualización.
• Sincronización dirigida: Los filtros permiten una sincronización selectiva según el tipo de evento, la región, la categoría, el estado o incluso campos personalizados de Salesforce, lo que garantiza que solo se transfieran los datos relevantes.
• Seguimiento preciso de tickets y asistentes: Los detalles de las entradas (nombre, precio, SKU, capacidad) y los estados de los asistentes (registrados, asistentes, no presentados) siempre están alineados, lo que respalda la confiabilidad de las ventas y los informes.
• Esfuerzo manual reducido: No más importaciones de CSV ni ingreso repetitivo de datos, lo que reduce la carga administrativa y los errores humanos.
• Escalable y compatible: Funciona con múltiples complementos de eventos de WordPress y configuraciones complejas, lo que lo hace adecuado para organizaciones de cualquier tamaño.

Conclusión

Con el plugin miniOrange Object Data Sync para Salesforce, la conexión entre Salesforce y el Calendario de Eventos de WordPress es sencilla. Los equipos pueden gestionar eventos, entradas y asistentes sin esfuerzo, garantizando que los participantes siempre vean la información más reciente, lo que se traduce en operaciones más fluidas, menos errores y eventos más exitosos.

Recursos adicionales

1. Sincronización de datos de objetos para Salesforce
2. Visualización de datos de Salesforce