Marché

Les organisations affichent souvent sur leurs sites web Drupal des documents stockés dans Microsoft SharePoint, tels que des manuels d'employés, des politiques internes, des brochures produits, de la documentation technique, des supports de formation et d'autres ressources partagées. À mesure que le nombre de fichiers augmente, la navigation manuelle dans de longues listes devient fastidieuse.

Ce cas d'utilisation décrit comment les utilisateurs finaux peuvent effectuer des recherches dans les fichiers et dossiers SharePoint affichés dans Drupal grâce au module d'intégration SharePoint de miniOrange. Au lieu de parcourir les répertoires SharePoint imbriqués niveau par niveau, les utilisateurs peuvent effectuer une recherche par nom de fichier (et, le cas échéant, par métadonnées) directement depuis l'interface Drupal et obtenir les résultats correspondants dans la bibliothèque de documents SharePoint connectée.

Pré-requis :

• Intégration SharePoint de miniOrange Le module est installé et activé.
• Le site web Drupal est connecté à Microsoft SharePoint.
• Une application Microsoft Entra ID est configurée avec les autorisations requises pour l'API Microsoft Graph.
• Le site SharePoint, la bibliothèque de documents, le lecteur ou le dossier de destination est accessible.
• L'administrateur est autorisé à configurer le module.
• Les fichiers et dossiers de la bibliothèque SharePoint cible sont déjà affichés sur le site Drupal.

Problème

Lorsqu'une bibliothèque de documents SharePoint contient un grand nombre de fichiers répartis dans plusieurs dossiers et sous-dossiers, les utilisateurs qui consultent cette bibliothèque dans Drupal sont souvent contraints de parcourir dossier après dossier pour trouver un seul document. En l'absence de fonction de recherche, ils doivent parcourir manuellement les dossiers ou faire défiler de longues listes de fichiers pour localiser un document spécifique. Ce problème s'aggrave à mesure que la bibliothèque s'agrandit, que les dossiers sont réorganisés ou que plusieurs services partagent le même espace de stockage.

Cela peut mener à:

• Recherches documentaires fastidieuses.
• Mauvaise expérience utilisateur sur les portails documentaires.
• Difficulté à localiser des fichiers importants.
• Baisse de la productivité des employés et des clients.

Solution

Le module d'intégration SharePoint pour Drupal ajoute une fonction de recherche de fichiers pratique à la bibliothèque de documents SharePoint affichée sur votre site web Drupal. Au lieu de parcourir manuellement de nombreux dossiers, sous-dossiers et longues listes de fichiers, les utilisateurs peuvent rechercher le document souhaité directement depuis l'interface Drupal.

Les utilisateurs peuvent saisir un nom de fichier, une partie de son nom ou un mot-clé pertinent dans le champ de recherche. Le module filtre les fichiers SharePoint affichés et présente les documents les plus pertinents, permettant ainsi aux utilisateurs de localiser et d'accéder plus efficacement au fichier souhaité.

• Un champ de recherche a été ajouté à la liste des fichiers SharePoint affichée sur le site web Drupal.
• Les utilisateurs peuvent saisir un nom de fichier complet, un nom de fichier partiel ou un mot-clé pertinent.
• La liste des fichiers est filtrée en fonction du terme de recherche saisi.
• Les documents SharePoint correspondants s'affichent directement dans l'interface Drupal.
• Les utilisateurs peuvent ouvrir ou accéder au document souhaité à partir des résultats filtrés.
• La fonction de recherche continue de faciliter l'accès efficace aux fichiers à mesure que la bibliothèque de documents s'agrandit.
• Les utilisateurs peuvent localiser les documents sans quitter le site web Drupal ni ouvrir SharePoint séparément.

Les Avantages

• Découverte plus rapide des fichiers sans navigation manuelle dans les dossiers.
• Localisez rapidement les fichiers à l'aide de leurs noms ou de mots-clés.
• Éliminez la navigation manuelle dans de longues listes de documents.
• Améliorer l'accessibilité des documents et l'expérience utilisateur.
• Gagnez du temps en accédant aux fichiers fréquemment utilisés.
• Offrir une expérience de navigation documentaire claire et efficace.

Résultat

La fonction de recherche du module d'intégration SharePoint de miniOrange permet aux utilisateurs de trouver rapidement les documents SharePoint affichés sur le site Drupal. Au lieu de parcourir manuellement de vastes collections de fichiers, ils peuvent rechercher et accéder aux fichiers nécessaires en quelques secondes, ce qui améliore la productivité et l'expérience utilisateur globale.