Marché

Les organisations utilisent souvent Drupal comme site web principal, portail employé, portail client ou plateforme de soumission de documents, tandis que Microsoft SharePoint sert de référentiel central pour le stockage et la gestion des documents commerciaux.

Le module d'intégration Drupal SharePoint permet aux utilisateurs de téléverser des fichiers directement depuis leur site Drupal vers une bibliothèque de documents ou un dossier SharePoint sélectionné. Ils peuvent ainsi soumettre des documents sans ouvrir SharePoint ni jongler entre plusieurs plateformes.

Les fichiers téléchargés sont transférés en toute sécurité de Drupal vers SharePoint, ce qui permet aux organisations de maintenir un stockage centralisé des documents tout en offrant aux utilisateurs une expérience de téléchargement de fichiers simple dans Drupal.

Dans ce cas d'utilisation, nous aborderons tous les aspects, des exigences au processus de mise en œuvre, en passant par les résultats.

Pré-requis :

• Intégration SharePoint de miniOrange Le module est installé et activé.
• Le site web Drupal est connecté à Microsoft SharePoint.
• Une application Microsoft Entra ID est configurée avec les autorisations requises pour l'API Microsoft Graph.
• Le site SharePoint, la bibliothèque de documents, le lecteur ou le dossier de destination est accessible.
• L'administrateur est autorisé à configurer le module.
• Les utilisateurs de Drupal possèdent les rôles ou autorisations requis pour télécharger des fichiers.

Problème

De nombreuses organisations utilisent Drupal pour collecter des documents auprès de leurs employés, clients, partenaires, étudiants ou fournisseurs. Cependant, ces documents doivent souvent être stockés et gérés dans Microsoft SharePoint.

En l'absence d'intégration directe, les utilisateurs risquent de se retrouver dans les situations suivantes :

• Télécharger les fichiers soumis via Drupal.
• Ouvrez Microsoft SharePoint séparément.
• Localisez la bibliothèque de documents ou le dossier approprié.
• Téléversez à nouveau les fichiers manuellement.
• Informez les autres équipes que le document a été téléchargé.

Ce processus manuel augmente la charge administrative et peut entraîner des fichiers en double, un classement incorrect des dossiers, des retards dans la disponibilité des documents et une gestion documentaire incohérente.

Solution

Le module d'intégration Drupal SharePoint permet aux utilisateurs de télécharger des fichiers directement depuis le site web Drupal vers une bibliothèque de documents SharePoint connectée.

Les utilisateurs peuvent sélectionner un fichier sur leur appareil et le télécharger via l'interface Drupal sans ouvrir SharePoint séparément. Le document téléchargé est stocké dans la bibliothèque ou le dossier SharePoint configuré, ce qui permet aux organisations de conserver SharePoint comme référentiel documentaire central tout en offrant aux utilisateurs une expérience Drupal familière.

Cette fonctionnalité aide les organisations à simplifier la soumission de documents, à centraliser le stockage des fichiers et à fournir un processus de téléchargement cohérent sur l'ensemble des portails Drupal.

• Les utilisateurs sélectionnent le fichier requis sur leur appareil.
• Le fichier est téléchargé directement dans la bibliothèque de documents SharePoint connectée.
• Les administrateurs peuvent configurer la bibliothèque ou le dossier SharePoint dans lequel les fichiers doivent être stockés.
• Les fichiers téléchargés restent disponibles dans SharePoint pour la gestion et la collaboration documentaire.
• Les utilisateurs peuvent télécharger des documents sans quitter le site web Drupal.
• Cette fonctionnalité peut être utilisée sur les portails destinés aux employés, aux clients, aux partenaires et aux départements.

L'ajout de cette fonctionnalité à votre site Drupal nécessite quelques étapes de configuration clés :

Configuration de la destination SharePoint

• Les administrateurs configurent l'URL du site SharePoint cible et la bibliothèque de documents spécifique (et, éventuellement, un chemin d'accès à un sous-dossier) où les fichiers téléchargés doivent être enregistrés.
• Une fois configuré, le module gère la résolution du site et de la bibliothèque via l'API Microsoft Graph, de sorte que les éditeurs n'ont jamais besoin de connaître les identifiants internes de SharePoint.

Les Avantages

• Téléversez des fichiers directement depuis Drupal vers SharePoint.
• Élimine la gestion manuelle et la duplication des fichiers entre Drupal et SharePoint.
• SharePoint demeure la source unique de référence pour les documents, tandis que Drupal reste la plateforme de création de contenu.
• Réduire les changements de plateforme pour les utilisateurs.
• Simplifiez la collecte de documents provenant d'utilisateurs externes.
• Améliorer la collaboration entre les utilisateurs Drupal et les équipes SharePoint.
• Mettre en place un flux de travail cohérent pour la soumission des documents.

Résultat

La fonctionnalité de chargement de fichiers du module d'intégration SharePoint de miniOrange offre aux utilisateurs un moyen direct et fiable d'intégrer des fichiers aux bibliothèques de documents SharePoint dans leur flux de travail existant. Cela réduit les tâches manuelles, améliore l'organisation des documents et fluidifie le flux de travail entre Drupal et Microsoft SharePoint.