Marché

Les entreprises stockent souvent leurs documents commerciaux dans Microsoft SharePoint tout en utilisant Drupal comme portail employé, portail client ou intranet. Cependant, tous les documents ne doivent pas être accessibles à tous les utilisateurs. Différentes équipes, départements ou groupes d'utilisateurs ont besoin d'accéder à différents contenus.

Ce cas d'utilisation décrit comment, grâce au module d'intégration SharePoint de miniOrange, l'affichage des fichiers, dossiers et contenus SharePoint sur un site Drupal peut être restreint et adapté aux rôles des utilisateurs Drupal. Au lieu d'exposer l'intégralité d'une bibliothèque de documents SharePoint à chaque visiteur, les administrateurs peuvent ainsi garantir que chaque utilisateur ne voit que le contenu SharePoint pertinent et autorisé par son rôle.

Pré-requis :

• Intégration SharePoint de miniOrange Le module est installé et activé.
• Le site web Drupal est connecté à Microsoft SharePoint.
• Une application Microsoft Entra ID est configurée avec les autorisations requises pour l'API Microsoft Graph.
• Accès administrateur à la configuration des modules et aux paramètres Personnes/Rôles de Drupal.
• Les rôles des utilisateurs Drupal sont déjà définis (par exemple, Administrateur, RH, Finance, Utilisateur authentifié, Anonyme).

Problème

Les organisations stockent souvent des documents sensibles ou spécifiques à un service dans SharePoint (politiques RH, données financières, rapports internes, contrats clients), au même titre que des contenus destinés à être publics ou largement accessibles. Lorsque ces contenus SharePoint sont affichés dans Drupal sans contrôle d'accès, chaque visiteur voit la même structure de dossiers et les mêmes fichiers, quel que soit son identité.

Cela peut entraîner :

• Divulgation de documents propres au département.
• Liste de documents déroutante pour les utilisateurs.
• Difficulté à gérer le contenu pour plusieurs équipes.
• Création manuelle de pages de document distinctes pour différents groupes d'utilisateurs.

Solution

Le module d'intégration SharePoint de Drupal permet aux administrateurs de contrôler quel contenu SharePoint est affiché en fonction des rôles des utilisateurs Drupal.

Les administrateurs peuvent associer les rôles Drupal à des dossiers ou bibliothèques de documents SharePoint spécifiques. Lorsqu'un utilisateur se connecte, le module affiche automatiquement uniquement les fichiers et dossiers associés à son rôle.

Par exemple :

• Les utilisateurs RH peuvent consulter les politiques RH et les documents d'intégration.
• Les utilisateurs du service financier peuvent accéder aux factures, aux budgets et aux rapports financiers.
• Les équipes commerciales peuvent consulter les présentations de vente et les supports marketing.
• Les clients peuvent accéder à la documentation produit et aux guides d'utilisation.
• Les partenaires peuvent consulter les ressources et les accords qui leur sont propres.

Association des rôles aux dossiers

• Les administrateurs sélectionnent un site SharePoint et une bibliothèque de documents, puis associent des dossiers spécifiques (ou la bibliothèque entière) à un ou plusieurs rôles Drupal.
• Un même dossier peut être associé à plusieurs rôles (par exemple, les RH et la direction peuvent accéder au même dossier « Politiques »), et différents dossiers au sein d'une même bibliothèque peuvent être réservés à différents rôles indépendamment.
• Les dossiers non mappés peuvent être configurés par défaut pour être soit « visibles par tous les utilisateurs authentifiés », soit « cachés », selon le niveau de sécurité de l'organisation.

Flux de contenu basé sur les rôles

• Un utilisateur se connecte au site web Drupal.
• Drupal identifie le rôle attribué à l'utilisateur.
• Le module d'intégration SharePoint vérifie les mappages de rôles configurés.
• Le module récupère les fichiers et dossiers SharePoint correspondants.
• Seul le contenu SharePoint autorisé est affiché sur la page Drupal.
• Les utilisateurs peuvent consulter ou télécharger uniquement les documents qui leur sont attribués.

Mise en œuvre

Pour configurer l'affichage du contenu SharePoint en fonction des rôles :

• Installez et activez le module d'intégration miniOrange Drupal SharePoint.
• Connectez Drupal à Microsoft SharePoint.
• Configurez les autorisations requises pour l'API Microsoft Graph.
• Sélectionnez les bibliothèques ou dossiers de documents SharePoint.
• Associer les rôles des utilisateurs Drupal au contenu SharePoint souhaité.
• Configurez la page Drupal sur laquelle les fichiers SharePoint doivent être affichés.
• Enregistrez la configuration et vérifiez l'accès basé sur les rôles.

Les Avantages

• Le contenu sensible de SharePoint reste restreint aux rôles Drupal appropriés, réduisant ainsi le risque de divulgation accidentelle.
• Le contenu public et le contenu interne peuvent coexister dans la même vue Drupal sans duplication manuelle.
• Réduisez les efforts administratifs grâce au filtrage automatisé du contenu.
• Améliorez l'expérience utilisateur grâce à des listes de documents pertinentes.
• Gérez plusieurs départements via un seul portail Drupal.
• Conservez SharePoint comme référentiel documentaire centralisé.

Résultat

La fonctionnalité d'affichage de contenu basé sur les rôles permet aux organisations de créer des expériences documentaires personnalisées en affichant uniquement le contenu SharePoint pertinent à chaque utilisateur sur le site Drupal. Cela améliore la sécurité, simplifie la gestion des documents et garantit aux utilisateurs un accès permanent aux informations dont ils ont besoin.