Comment synchroniser les données Salesforce avec les reçus de vente QuickBooks ?
Marché
De nombreuses organisations ont besoin d'une solution simple pour synchroniser les données de dons Salesforce avec les reçus de vente QuickBooks, tout en garantissant l'exactitude des informations relatives aux clients, aux articles et aux transactions. Comme Salesforce et QuickBooks ne proposent pas d'automatisation native pour la création de reçus de vente à partir des enregistrements Salesforce, l'intégration QuickBooks de miniOrange est une solution essentielle. Ce package comble cette lacune en permettant une configuration low-code grâce aux mappages d'objets et aux flux Salesforce.
Le module d'intégration QuickBooks de miniOrange vous permet de définir des correspondances entre les objets Salesforce et les entités QuickBooks correspondantes, telles que les clients, les lignes de factures et les factures. En configurant ces correspondances d'objets et de champs et en créant des flux déclenchés par les enregistrements, les données Salesforce sont automatiquement transformées et synchronisées avec QuickBooks, sans nécessiter de code personnalisé.
Prérequis : Accès et configuration
Avant de commencer la configuration de l'authentification QuickBooks, assurez-vous de disposer des éléments suivants :
- L'accès à la Portail des développeurs Intuit
- A Bac à sable QuickBooks or Compte de production
- Accès administrateur Salesforce
- Le Pack d'intégration QuickBooks miniOrange installé dans Salesforce
Étapes de configuration
Étape 1 : Créer une application connectée dans QuickBooks
- Connectez-vous au Portail des développeurs Intuit.
- Sélectionner Espace de travail puis accédez à Apps languette.
- Cliquez sur + bouton pour créer une nouvelle application.
- Cliquez à nouveau Commencer .
- Entrez un Nom de l'application de votre choix et cliquez Suivant.
- Vérifiez la com.intuit.quickbooks.accounting et com.intuit.quickbooks.payment autorisations, puis cliquez sur OK .
- Permettre Afficher les identifiants pour voir le ID client de développement et Secret client.
Remarque : Si vous utilisez l’environnement de test QuickBooks, vous pouvez utiliser les identifiants de test. Pour la production, suivez les étapes suivantes afin de générer des identifiants de production.
- Cliquez à nouveau Ouvrir application pour accéder au tableau de bord de l'application.
- Dans le tableau de bord de l'application, ouvrez Clés et identifiants Puis sélectionnez Production comme type de justificatif.
- Remplissez le questionnaire QuickBooks pour débloquer l'accès à la production.
- Une fois terminé, cliquez sur Afficher les identifiants. Copiez le identité du client et Secret client et les stocker en toute sécurité pour une utilisation dans Salesforce.
Informations d'identification nommées
- Connectez-vous à votre instance Salesforce et accédez à installation.
- Dans l' Recherche rapide boîte, recherchez Informations d'identification nommées.
- Cliquez à nouveau Informations d'identification nommées languette.
- Titre d'identification nommé : Identifiants QuickBooks nommés
- Identifiant externe : moQuickBooksExternalCredential
- Fournisseur d'identité d'authentification externe : moQuickBooksExternalAuthProvider
Le paquet miniOrange fournit les enregistrements suivants :
Configurer les informations d'identification des fournisseurs d'identité d'authentification externe
- Cliquez sur Fournisseurs d'identité d'authentification externe onglet et Modifier le moQuickBooksExternalAuthProvider record.
- Entrer le identité du client et Secret client Copié de QuickBooks. Cliquez sur Enregistrer.
- Rouvrez l'enregistrement, faites défiler jusqu'à URL des fournisseurs d'identité section et copiez le URL de rappel utiliser dans URI de redirection QuickBooks.
Ajouter une URI de redirection dans QuickBooks
- Retour à la Portail des développeurs Intuit et ouvrez le tableau de bord de l'application.
- Accédez à Paramètres >> URI de redirection.
- Sélectionner Développement or Production en fonction de votre environnement.
- Cliquez à nouveau Ajouter un URI.
- Collez le URL de rappel (généré à l'étape précédente : Identifiants du fournisseur d'authentification externe).
- Cliquez à nouveau Enregistrer.
Accorder l'accès au profil pour les informations d'identification externes
- Dans Salesforce installation, rechercher Profils dans la zone de recherche rapide.
- Accédez à Profil >> Administrateur système profil.
- Survolez le Accès principal aux informations d'identification externes activé et cliquez sur le Modifier .
- Ensuite, sélectionnez le moQuickBooksExternalCredintial - Connexion et cliquez sur le Enregistrer.
Authentifiez la connexion QuickBooks
- Dans la configuration, accédez à Identifiants nommés >> Identifiants externes.
- Ouvrez moQuickBooksExternalCredential record.
- Faites défiler jusqu'à Directeurs d'école section, pour la La connexion record et sous Action colonne, cliquez sur Authentifier.
- Vous serez redirigé vers la page de connexion QuickBooks. Sélectionnez l'espace de travail utilisé lors de la création de l'application, puis cliquez sur Suivant.
- Saisissez vos identifiants QuickBooks et authentifiez-vous. Une fois authentifié, vous serez redirigé vers Salesforce.
Configurer les paramètres de l'entreprise QuickBooks
- In installation, rechercher Types de métadonnées personnalisées.
- Ouvrez Types de métadonnées personnalisées languette.
- Cliquez à nouveau Gérer les enregistrements près de Paramètres de QuickBooks.
- Cliquez sur Modifier bouton pour Réglage par défaut Record.
- Saisissez votre ID de l'entreprise Salesforce QuickBooks dans le Numéro d'identification fiscale champ.
- Cliquez à nouveau Enregistrer .
Étape 2 : Mappage des champs ou des objets
- Connectez-vous à Salesforce et accédez à installation languette.
- Cliquez à nouveau Lanceur d'applications et sélectionnez Voir tout pour ouvrir la fenêtre du lanceur d'applications.
- Recherchez Intégration QuickBooks par miniOrange.
- Ouvrez l'application pour accéder à Tableau de bord d'intégration QuickBooks de miniOrange.
Mappage des objets pour le reçu de vente client
- Pour ajouter un nouveau mappage d'objet, cliquez Nouvelle cartographie d'objets .
- Extrait du Objet QuickBooks Dans le menu déroulant, sélectionnez Client.
- Extrait du Objet Salesforce Dans le menu déroulant, sélectionnez l'objet utilisé pour synchroniser les données client. (Dans ce cas Compte est sélectionné)
- Cliquez à nouveau Créer une cartographie .
- Cliquez à nouveau Configurer le mappage des champs pour le mappage d'objets nouvellement créé.
- Cliquez à nouveau Nouvelle cartographie des champs.
- Dans l' Champ Salesforce Dans le menu déroulant, sélectionnez le champ contenant le nom du client. (Dans ce guide de configuration, Nom du compte est sélectionné).
- Dans l' QuickBooks Field liste déroulante, sélectionnez Afficher un nom.
- In Type de champ, sélectionnez Clé primaire Si vous souhaitez que QuickBooks vérifie l'existence de clients et évite les doublons, laissez les paramètres par défaut.
- Cliquez à nouveau Créer des mappages pour enregistrer la configuration.
Mappage des objets pour les lignes de reçus de vente
- Cliquez à nouveau Nouvelle cartographie d'objets.
- Extrait du Objet QuickBooks liste déroulante, sélectionnez Lignes de reçu de vente.
- Extrait du Objet Salesforce Dans le menu déroulant, sélectionnez l'objet utilisé pour synchroniser les données des postes individuels. (Dans ce guide de configuration) donation_c est sélectionné).
- Cliquez à nouveau Créer une cartographie.
- Cliquez à nouveau Configurer le mappage des champs pour le mappage d'objets créé.
- Cliquez à nouveau Nouvelle cartographie des champs.
- Extrait du Produit / Service Dans le menu déroulant, sélectionnez le produit ou le service QuickBooks à synchroniser en tant qu'élément de ligne.
- Dans l' Champ Salesforce Saisissez le nom de l'API du champ Salesforce contenant le montant au format suivant : ${Salesforce_Field_API_Name}
- Si la valeur provient d'un objet associé, utilisez le format suivant : ${Related_Object_API_Name.Related_Field_API_Name}
- Cliquez à nouveau Créer des mappages pour enregistrer la configuration.
Mappage des objets pour les reçus de vente
- Cliquez à nouveau Nouvelle cartographie d'objets.
- Extrait du Objet QuickBooks Dans le menu déroulant, sélectionnez Reçu de vente.
- Extrait du Objet Salesforce Dans le menu déroulant, sélectionnez l'objet utilisé pour synchroniser les données des reçus de vente. (Dans ce guide de configuration) donation_c est sélectionné).
- Cliquez à nouveau Créer une cartographie.
- Cliquez à nouveau Configurer le mappage des champs pour le mappage d'objets créé.
- Cliquez à nouveau Nouvelle cartographie des champs.
- Dans l' Saisie de champ Salesforce, saisissez la valeur du champ Salesforce en utilisant le format suivant : ${Salesforce_Field_API_Name}
- Pour les champs d'objets associés, utilisez : ${Related_Object_API_Name.Related_Field_API_Name}
- Extrait du QuickBooks Field Dans le menu déroulant, sélectionnez le champ QuickBooks dans lequel la valeur doit être synchronisée.
- Cliquez à nouveau Créer des mappages pour enregistrer la configuration.
Étape 3 : Flux Salesforce
Créer un flux déclenché par un enregistrement pour l'objet de don
- Accédez à la installation onglet dans Salesforce.
- Dans le champ de recherche rapide, recherchez « Flows ».
- Accédez à Flux >> Nouveau flux.
- Sélectionner Flux déclenché par enregistrement.
- Extrait du Sujet liste déroulante, sélectionnez Don.
- Sous Configurer le déclencheur, sélectionnez Un enregistrement est créé..
- Faites défiler vers le bas et activez Ajouter un chemin asynchrone basculer sous Ce flux effectue-t-il un appel externe ou se connecte-t-il à un système externe ?
Ajouter un élément de flux – Créer un client QuickBooks et un mode de paiement
- Dans l' Exécuter de manière asynchrone chemin, cliquez sur le + icône.
- Rechercher et sélectionner Créer un client et un mode de paiement QuickBooks.
- Entrer le Étiquette et Nom de l'API.
- Sous Définir les valeurs d'entrée section, configurez les éléments suivants :
- ID d'enregistrement: Sélectionnez l'ID de l'enregistrement de don déclenché actuel
- Permettre ID de dossier client et sélectionnez le champ faisant référence au Compte objet
- Permettre Nom du mode de paiement et sélectionnez le champ contenant le mode de paiement
- Permettre Date de transaction et sélectionnez le champ de date de la transaction de don
- Cliquez à nouveau Enregistrer puis clique Activer activer le flux.
Créer un flux déclenché par enregistrement pour la référence client et mode de paiement QB
- Accédez à Flux >> Nouveau flux nouveau.
- Sélectionner Flux déclenché par enregistrement.
- Extrait du Sujet liste déroulante, sélectionnez Référence client et mode de paiement QB.
- Sous Configurer le déclencheur, sélectionnez Un enregistrement est créé. option.
- Permettre Ajouter un chemin asynchrone basculer.
Ajouter un élément de flux – Créer des lignes de reçu de vente
- Dans l' Exécuter de manière asynchrone chemin, cliquez sur le + icône.
- Rechercher et sélectionner Créer des lignes de reçu de vente pour QuickBooks.
- Entrer le Étiquette et Nom de l'API.
- Sous Définir les valeurs d'entrée, transmettez l'ID de l'enregistrement déclenché actuel comme ID d'enregistrement Salesforce.
Ajouter un élément de flux – Créer un reçu de vente dans QuickBooks
- Cliquez sur + icône à nouveau pour ajouter un autre élément de flux.
- Rechercher et sélectionner Créer un reçu de vente dans QuickBooks.
- Entrer le Étiquette et Nom de l'API.
- Sous Définir les valeurs d'entrée, configurez les éléments suivants :
- Identifiant client : Transmettez l'identifiant client QuickBooks à partir de l'enregistrement de référence client et mode de paiement QuickBooks.
- Éléments de ligne JSON : Transmettez les éléments de ligne de sortie de l'élément de flux précédent
- ID d'enregistrement Salesforce : Transmettez l'ID d'enregistrement Salesforce à partir de l'objet de référence
- Cliquez à nouveau Enregistrer .
- Cliquez à nouveau Activer activer le flux.
Testez la configuration
- Créer un nouveau Don enregistrement dans Salesforce.
- Le flux se déclenche automatiquement et crée un Facture de vente dans QuickBooks.
- Vérifiez l'enregistrement du don dans Salesforce et l'enregistrement correspondant du reçu de vente dans QuickBooks.
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