Marché

Les organisations de tous les secteurs organisent des conférences, des séances d'observation, des tables rondes d'experts, des séminaires, des webinaires, des collectes de fonds et des événements communautaires. Les équipes marketing gèrent les campagnes dans Salesforce, tandis que le calendrier des événements WordPress affiche les programmes, les informations sur la billetterie et les lieux. Ces systèmes ne se synchronisent pas automatiquement.

Il arrive que Salesforce contienne les informations les plus récentes sur les événements, tandis que WordPress affiche des listes obsolètes. Parfois, WordPress enregistre les achats de billets et les arrivées des participants que Salesforce n'a pas encore capturés. Le recours fréquent à des transferts manuels de fichiers CSV pour harmoniser les données engendre des retards et des erreurs.

Dans ce cas d'utilisation, nous utiliserons le plugin miniOrange Object Data Sync pour Salesforce afin d'automatiser l'échange de données entre les deux plateformes. Les mises à jour effectuées dans Salesforce apparaissent dans The Events Calendar, et inversement. Cette automatisation bidirectionnelle garantit la cohérence des mises à jour des événements, du nombre de billets et des informations sur les participants entre les deux systèmes.

Les scénarios

Une entreprise gère les programmes, les calendriers et les inscriptions à ses événements via Salesforce et WordPress. Pour assurer le bon déroulement de ses opérations, elle doit répondre à trois exigences :

1. Gestion centralisée dans Salesforce

Les plannings, les détails des sessions et les mises à jour créés dans Salesforce doivent apparaître automatiquement dans WordPress afin que les publics externes voient toujours les informations les plus précises.

2. Capturer l'activité depuis WordPress

Les achats de billets, les inscriptions et les enregistrements des participants enregistrés dans WordPress doivent être envoyés à Salesforce, permettant ainsi de suivre les prospects, les contacts et les membres de la campagne sans intervention manuelle.

3. Alignement continu entre les deux systèmes

Les données relatives aux événements, telles que les programmes, les mises à jour, les billets et les enregistrements des participants, doivent circuler dans les deux sens, assurant ainsi une synchronisation permanente entre Salesforce et WordPress.

4. Synchronisation des billets et des participants

Les détails des billets (nom, prix, SKU, quantité, type, capacité) et les enregistrements des participants (inscriptions, statut d'invité ou connecté, résultats d'enregistrement) doivent se synchroniser automatiquement entre WordPress et Salesforce pour garantir l'exactitude des rapports, des suivis et de l'automatisation des campagnes.

Pré-requis :

Avant de commencer, vous aurez besoin des éléments suivants pour configurer la synchronisation de Salesforce avec le calendrier d'événements WordPress sur votre site WordPress :

• Un compte Salesforce actif avec accès API
• Site WordPress avec un plugin de calendrier d'événements compatible installé (Modern Events Calendar, WP Event Manager, etc.)
• Droits d'administrateur dans Salesforce et WordPress
• miniOrange Synchronisation des données d'objets pour Salesforce plugin installé et activé

Solution

Le module miniOrange Object Data Sync pour Salesforce connecte Salesforce au calendrier d'événements WordPress (y compris les extensions telles que Modern Events Calendar, WP Event Manager, etc.). Il assure la cohérence des informations relatives aux événements, aux billets et aux participants entre les deux plateformes, sans nécessiter de transferts manuels de fichiers CSV.

La synchronisation peut être configurée de trois manières :

• Salesforce est la principale source de vérité
• Le calendrier des événements WordPress comme source principale de vérité
• Synchronisation bidirectionnelle

Le mappage des champs définit comment les objets d'événement Salesforce correspondent aux champs d'événement WordPress, garantissant un alignement parfait du nom, de la date, de l'heure, du lieu, de la description, de l'organisateur, du statut et de la catégorie de l'événement.

1. Gestion centralisée dans Salesforce

Salesforce gère toutes les données relatives aux événements, tandis que WordPress les affiche publiquement, par exemple lorsqu'une équipe crée une campagne dans Salesforce et souhaite qu'elle apparaisse en ligne pour les participants.

• Création d'événement : Lorsqu'une nouvelle campagne ou un nouvel enregistrement d'événement est créé dans Salesforce, il apparaît instantanément dans le calendrier des événements WordPress.
• Mise à jour de l'événement: Si la date, l'heure ou le lieu change dans Salesforce, la mise à jour est reflétée dans WordPress.
• Cartographie des données: Associez directement les champs Salesforce tels que le nom de l'événement, la date et l'heure de début, la date et l'heure de fin, le lieu et le statut aux champs d'événement WordPress.
• Synchronisation sélective : Filtrez les événements et synchronisez uniquement ceux correspondant à des critères définis, tels que le type d'événement, le statut ou la plage de dates, de Salesforce vers WordPress.

Cette configuration permet aux équipes marketing de garder le contrôle dans Salesforce tout en garantissant que le calendrier public affiche toujours des horaires précis sans saisie manuelle de données.

2. Capturer l'activité depuis WordPress

WordPress gère la création d'événements et la billetterie, tandis que Salesforce enregistre les inscriptions et les données de campagne, par exemple lorsque les organisateurs publient un événement sur WordPress et souhaitent que Salesforce enregistre chaque inscription.

• Création d'événement : Lorsqu'un nouvel événement est créé dans WordPress, une campagne correspondante est créée dans Salesforce.
• Mise à jour de l'événement: Les modifications apportées à WordPress, telles que la date, l'heure et la description, sont synchronisées avec Salesforce.
• Synchronisation des billets : Les détails des billets, tels que le nom, le prix, la référence et la capacité, sont synchronisés avec Salesforce.
• Synchronisation des participants : Les personnes inscrites sur WordPress deviennent des prospects, des contacts ou des membres de campagne dans Salesforce, et les statuts d'enregistrement, tels que Inscrit, Présent ou Absent, mettent à jour les enregistrements Salesforce.

Ceci est utile lorsque la billetterie et les inscriptions publiques se font via WordPress, tandis que la gestion des rapports et des prospects se fait via Salesforce.

3. Alignement continu entre les deux systèmes

Les deux systèmes restent constamment synchronisés, de la même manière qu'une équipe met à jour les détails d'un événement dans Salesforce tandis que les gestionnaires de billets ajustent la capacité dans WordPress, et les deux souhaitent que ces modifications soient reflétées partout.

• Création d'événement : Les nouveaux événements créés dans Salesforce ou WordPress apparaissent dans l'autre système.
• Mise à jour de l'événement: Les mises à jour effectuées dans un système sont répercutées dans l'autre.
• Synchronisation des billets : Les informations relatives aux billets sont transmises dans les deux sens afin de garantir la cohérence des disponibilités et des ventes.
• Synchronisation des participants : Les données des participants, y compris leur statut d'enregistrement, sont synchronisées dans les deux sens.
• Résolution de conflit: Des règles peuvent être appliquées pour déterminer quelles données du système sont prioritaires en cas de chevauchement des modifications.

Cette configuration est utile aux organisations où plusieurs équipes collaborent et ont besoin de données cohérentes en temps réel.

4. Synchronisation des billets et des participants

L'outil miniOrange Object Data Sync pour Salesforce synchronise non seulement les détails des événements, mais assure également la cohérence des informations relatives aux billets et aux participants entre WordPress et Salesforce. Les équipes peuvent ainsi gérer les inscriptions, suivre les présences et effectuer des relances sans importation manuelle.

Synchronisation des billets

• Synchroniser le nom du billet, le prix, la référence, la quantité, le type et la capacité disponible.
• Enregistrez les informations relatives aux achats de billets dans Salesforce pour un suivi précis des ventes.
• Mettre à jour le statut des billets (Actif, Complet, Annulé) pour refléter la disponibilité en temps réel

Synchronisation des participants

• Ajoutez les participants en tant que prospects, contacts ou membres de campagne Salesforce.
• Mise à jour automatique du statut d'enregistrement (Inscrit, Présent, Absent).
• Capturez les inscriptions des utilisateurs invités et des utilisateurs connectés.

Salesforce reflète toujours les ventes de billets et la fréquentation réelles, garantissant ainsi des rapports précis, des suivis opportuns et une automatisation efficace des campagnes.

Cartographie des champs et structure des données

Ce plugin permet un contrôle total sur la correspondance entre les champs Salesforce et les champs WordPress. Voici quelques exemples de correspondances :

Les Avantages

• Mises à jour instantanées sur tous les systèmes : La synchronisation en temps réel garantit que toute modification apportée à Salesforce ou WordPress est reflétée immédiatement, éliminant ainsi les retards et les incohérences.
• Horaires flexibles : Les synchronisations peuvent être automatisées toutes les heures, deux fois par jour ou à intervalles personnalisés grâce à WP-Cron, ce qui permet aux équipes de contrôler la fréquence des mises à jour.
• Synchronisation ciblée : Les filtres permettent une synchronisation sélective en fonction du type d'événement, de la région, de la catégorie, du statut ou même des champs personnalisés de Salesforce, garantissant ainsi que seules les données pertinentes sont transférées.
• Suivi précis des billets et des participants : Les détails des billets (nom, prix, référence, capacité) et les statuts des participants (inscrits, présents, absents) sont toujours alignés, ce qui permet des ventes et des rapports fiables.
• Effort manuel réduit : Plus besoin d'importer de fichiers CSV ni de saisir des données de manière répétitive, ce qui réduit la charge administrative et les erreurs humaines.
• Évolutif et compatible : Compatible avec de nombreux plugins événementiels WordPress et des configurations complexes, il convient aux organisations de toutes tailles.

Conclusion

Grâce à l'extension miniOrange Object Data Sync pour Salesforce, la connexion entre Salesforce et le calendrier d'événements WordPress devient un jeu d'enfant. Les équipes peuvent gérer les événements, les billets et les participants sans effort supplémentaire, garantissant ainsi que les participants voient toujours les informations les plus récentes. Il en résulte des opérations plus fluides, moins d'erreurs et des événements plus réussis.

Ressources supplémentaires

1. Synchronisation des données d'objets pour Salesforce
2. Visualisation des données Salesforce