概要

組織は、従業員ハンドブック、社内規定、製品パンフレット、技術文書、研修資料、その他の共有リソースなど、Microsoft SharePointに保存されているドキュメントをDrupalウェブサイトに表示することがよくあります。ファイル数が増えるにつれて、長いリストを手動で閲覧するのは非効率的になります。

このユースケースでは、エンドユーザーが miniOrange SharePoint 統合モジュールを使用して Drupal 内に表示される SharePoint ファイルとフォルダーを横断的に検索する方法について説明します。ユーザーは、ネストされた SharePoint ディレクトリを 1 階層ずつ参照する代わりに、Drupal インターフェースから直接ファイル名 (および、設定されている場合、メタデータ) で検索し、接続された SharePoint ドキュメント ライブラリから一致する結果を取得できます。

受験資格：

• miniOrange SharePointとの連携 モジュールがインストールされ、有効化されています。
• DrupalのウェブサイトはMicrosoft SharePointに接続されています。
• Microsoft Entra ID アプリケーションには、必要な Microsoft Graph API のアクセス許可が設定されています。
• SharePointサイト、ドキュメントライブラリ、ドライブ、または宛先フォルダーにアクセスできます。
• 管理者はモジュールを設定する権限を持っています。
• 対象のSharePointライブラリのファイル/フォルダは、既にDrupalサイトに表示されています。

問題

SharePoint ドキュメント ライブラリに、複数のフォルダーとサブフォルダーに分散した多数のファイルが含まれている場合、Drupal 内でそのライブラリを表示するユーザーは、特定のドキュメントを見つけるためだけに、フォルダーを次々とクリックして移動しなければならないことがよくあります。検索機能がない場合、ユーザーは手動でフォルダーを閲覧するか、長いファイル一覧をページ送りして特定のドキュメントを探す必要があります。ライブラリが拡大したり、フォルダーが再編成されたり、複数の部署が同じドキュメント スペースを共有したりすると、この問題はさらに悪化します。

これは以下につながる可能性があります：

• 時間のかかる文書検索。
• 文書ポータルのユーザーエクスペリエンスが低い。
• 重要なファイルが見つからない。
• 従業員と顧客の生産性低下。

解決策

Drupal SharePoint統合モジュールは、Drupalウェブサイトに表示されるSharePointドキュメントライブラリに便利なファイル検索機能を追加します。複数のフォルダ、サブフォルダ、長いファイル一覧を手動でナビゲートする代わりに、ユーザーはDrupalインターフェースから直接必要なドキュメントを検索できます。

ユーザーは検索フィールドにファイル名、ファイル名の一部、または関連キーワードを入力できます。このモジュールは表示されるSharePointファイルをフィルタリングし、最も関連性の高い一致するドキュメントを表示することで、ユーザーが必要なファイルをより効率的に見つけてアクセスできるようにします。

• Drupalウェブサイトに表示されるSharePointファイル一覧に検索フィールドが追加されました。
• ユーザーは、ファイル名全体、ファイル名の一部、または関連するキーワードを入力できます。
• ファイル一覧は、入力された検索語に基づいてフィルタリングされます。
• 一致するSharePointドキュメントは、Drupalのインターフェース内に直接表示されます。
• ユーザーは、絞り込まれた結果から必要なドキュメントを開いたり、アクセスしたりできます。
• 検索機能は、ドキュメントライブラリの拡大に伴い、効率的なファイルアクセスを引き続きサポートします。
• ユーザーは、Drupalのウェブサイトを離れたり、SharePointを別途開いたりすることなく、ドキュメントを検索できます。

公式サイト限定

• 手動でフォルダを移動することなく、より高速なファイル検索が可能。
• ファイル名またはキーワードを使用して、ファイルをすばやく検索します。
• 長い文書リストを手動で探す手間を省きます。
• 文書のアクセシビリティとユーザーエクスペリエンスを向上させる。
• 頻繁に使用するファイルへのアクセス時間を節約できます。
• クリーンで効率的なドキュメント閲覧体験を提供します。

結果

miniOrange SharePoint統合モジュールの検索機能を使用すると、Drupalウェブサイトに表示されているSharePointドキュメントをすばやく見つけることができます。大量のファイルを手動で閲覧する代わりに、必要なファイルを数秒で検索してアクセスできるため、生産性と全体的なユーザーエクスペリエンスが向上します。