概要

組織は、主要なウェブサイト、従業員ポータル、顧客ポータル、または文書提出プラットフォームとしてDrupalを使用することが多く、一方、Microsoft SharePointはビジネス文書の保存と管理のための中央リポジトリとして使用されます。

Drupal SharePoint統合モジュールを使用すると、Drupalウェブサイトから選択したSharePointドキュメントライブラリまたはフォルダにファイルを直接アップロードできます。ユーザーはSharePointを開いたり、複数のプラットフォームを切り替えたりすることなく、ドキュメントを送信できます。

アップロードされたファイルはDrupalからSharePointに安全に転送されるため、組織は文書を一元的に保管できるだけでなく、ユーザーはDrupal上で簡単にファイルをアップロードできます。

このユースケースでは、要件や実装プロセスから結果まで、あらゆる側面について議論します。

受験資格：

• miniOrange SharePointとの連携 モジュールがインストールされ、有効化されています。
• DrupalのウェブサイトはMicrosoft SharePointに接続されています。
• Microsoft Entra ID アプリケーションには、必要な Microsoft Graph API のアクセス許可が設定されています。
• SharePointサイト、ドキュメントライブラリ、ドライブ、または宛先フォルダーにアクセスできます。
• 管理者はモジュールを設定する権限を持っています。
• Drupalユーザーは、ファイルをアップロードするために必要な役割または権限を持っています。

問題

多くの組織が、従業員、顧客、パートナー、学生、ベンダーなどから文書を収集するためにDrupalを使用しています。しかし、これらの文書は多くの場合、Microsoft SharePointに保存および管理する必要があります。

直接的な統合がない場合、ユーザーは次のような事態に陥る可能性があります。

• Drupal経由で送信されたファイルをダウンロードします。
• Microsoft SharePointは別途開いてください。
• 適切なドキュメントライブラリまたはフォルダを探してください。
• ファイルを再度手動でアップロードしてください。
• 他のチームに、文書がアップロードされたことを通知してください。

この手作業によるプロセスは事務作業を増加させ、ファイルの重複、フォルダの不適切な配置、文書の入手遅延、文書管理の不整合といった結果を招く可能性がある。

解決策

Drupal SharePoint統合モジュールを使用すると、ユーザーはDrupalウェブサイトから接続されたSharePointドキュメントライブラリにファイルを直接アップロードできます。

ユーザーはデバイスからファイルを選択し、SharePointを別途開くことなくDrupalインターフェース経由でアップロードできます。アップロードされたドキュメントは設定済みのSharePointライブラリまたはフォルダに保存されるため、組織はSharePointを中央ドキュメントリポジトリとして維持しながら、ユーザーに使い慣れたDrupalベースの操作環境を提供できます。

この機能は、組織が文書提出を簡素化し、ファイルストレージを一元化し、Drupalポータル全体で一貫したアップロードプロセスを提供するのに役立ちます。

• ユーザーは自分のデバイスから必要なファイルを選択します。
• ファイルは接続されたSharePointドキュメントライブラリに直接アップロードされます。
• 管理者は、ファイルを保存するSharePointライブラリまたはフォルダーを設定できます。
• アップロードされたファイルは、文書管理や共同作業のためにSharePointに保持されます。
• ユーザーはDrupalのウェブサイトから離れることなくドキュメントをアップロードできます。
• この機能は、従業員、顧客、パートナー、および部門別のポータル全体で使用できます。

これをDrupalサイトに追加するには、いくつかの重要な設定手順が必要です。

SharePoint 宛先構成

• 管理者は、アップロードされたファイルが保存される対象となる SharePoint サイトの URL と特定のドキュメント ライブラリ (および必要に応じてサブフォルダー パス) を設定します。
• 一度設定すれば、このモジュールはMicrosoft Graph APIを介してサイトとライブラリの解決を処理するため、編集者は内部のSharePoint IDを知る必要は一切ありません。

公式サイト限定

• DrupalからSharePointへファイルを直接アップロードできます。
• DrupalとSharePoint間の手動による重複ファイル処理を排除します。
• SharePointをドキュメントの唯一の信頼できる情報源として維持しつつ、Drupalはコンテンツ作成のためのプラットフォームとして利用する。
• ユーザーによるプラットフォーム切り替えを減らす。
• 外部ユーザーからの文書収集を簡素化する。
• DrupalユーザーとSharePointチーム間の連携を強化する。
• 一貫性のある文書提出ワークフローを提供する。

結果

miniOrange SharePoint統合モジュールのファイルアップロード機能を使用すると、既存のワークフローの一環として、SharePointドキュメントライブラリにファイルを直接かつ確実にアップロードできます。これにより、手作業が削減され、ドキュメントの整理が改善され、DrupalとMicrosoft SharePoint間のワークフローが効率化されます。