회사 개요

많은 기업들이 직원 핸드북, 정책, 제품 브로셔, 기술 문서, 교육 자료 및 기타 공유 리소스와 같이 Microsoft SharePoint에 저장된 문서를 Drupal 웹사이트에 표시합니다. 파일 수가 증가함에 따라 긴 목록을 수동으로 검색하는 것은 비효율적입니다.

이 사용 사례는 miniOrange SharePoint 통합 모듈을 사용하여 Drupal 내에 표시되는 SharePoint 파일 및 폴더에서 최종 사용자가 검색하는 방법을 설명합니다. 사용자는 중첩된 SharePoint 디렉터리를 한 단계씩 탐색하는 대신 Drupal 인터페이스에서 파일 이름(및 구성된 경우 메타데이터)으로 직접 검색하고 연결된 SharePoint 문서 라이브러리에서 일치하는 결과를 얻을 수 있습니다.

전제 조건 :

• miniOrange SharePoint 통합 모듈이 설치되고 활성화되었습니다.
• 드루팔 웹사이트는 마이크로소프트 SharePoint에 연결되어 있습니다.
• Microsoft Entra ID 애플리케이션은 필요한 Microsoft Graph API 권한으로 구성됩니다.
• SharePoint 사이트, 문서 라이브러리, 드라이브 또는 대상 폴더에 액세스할 수 있습니다.
• 관리자는 모듈을 구성할 권한을 가지고 있습니다.
• 대상 SharePoint 라이브러리의 파일/폴더가 이미 Drupal 사이트에 표시되고 있습니다.

문제

SharePoint 문서 라이브러리에 여러 폴더와 하위 폴더에 분산된 수많은 파일이 포함되어 있는 경우, Drupal에서 해당 라이브러리를 사용하는 사용자는 특정 문서를 찾기 위해 수많은 폴더를 일일이 클릭해야 하는 불편함을 겪습니다. 검색 기능이 없다면 사용자는 특정 문서를 찾기 위해 폴더를 수동으로 탐색하거나 긴 파일 목록을 페이지별로 넘겨야 합니다. 라이브러리 규모가 커지거나, 폴더가 재구성되거나, 여러 부서가 동일한 문서 공간을 공유하는 경우 이러한 문제는 더욱 심각해집니다.

이것은 다음으로 이어질 수 있습니다.

• 시간이 많이 소요되는 문서 검색.
• 문서 포털의 사용자 경험이 좋지 않습니다.
• 중요 파일을 찾는 데 어려움을 겪고 있습니다.
• 직원과 고객의 생산성 저하.

해법

Drupal SharePoint 통합 모듈은 Drupal 웹사이트에 표시되는 SharePoint 문서 라이브러리에 편리한 파일 검색 기능을 추가합니다. 사용자는 여러 폴더, 하위 폴더 및 긴 파일 목록을 수동으로 탐색하는 대신 Drupal 인터페이스에서 필요한 문서를 직접 검색할 수 있습니다.

사용자는 검색 필드에 파일 이름, 부분 이름 또는 관련 키워드를 입력할 수 있습니다. 이 모듈은 표시되는 SharePoint 파일을 필터링하고 가장 관련성이 높은 일치 문서를 보여주어 사용자가 필요한 파일을 보다 효율적으로 찾고 액세스할 수 있도록 지원합니다.

• 드루팔 웹사이트에 표시되는 SharePoint 파일 목록에 검색 필드가 추가되었습니다.
• 사용자는 전체 파일 이름, 부분 파일 이름 또는 관련 키워드를 입력할 수 있습니다.
• 입력된 검색어를 기준으로 파일 목록이 필터링됩니다.
• 일치하는 SharePoint 문서가 Drupal 인터페이스 내에 직접 표시됩니다.
• 사용자는 필터링된 결과에서 필요한 문서를 열거나 액세스할 수 있습니다.
• 검색 기능은 문서 라이브러리가 확장됨에 따라 효율적인 파일 접근을 지속적으로 지원합니다.
• 사용자는 Drupal 웹사이트를 벗어나거나 SharePoint를 별도로 열지 않고도 문서를 찾을 수 있습니다.

장점

• 폴더를 수동으로 탐색하지 않고도 더 빠르게 파일을 찾을 수 있습니다.
• 파일 이름이나 키워드를 사용하여 파일을 빠르게 찾으세요.
• 긴 문서 목록을 수동으로 검색하는 작업을 없애세요.
• 문서 접근성과 사용자 경험을 개선합니다.
• 자주 사용하는 파일에 접근할 때 시간을 절약하세요.
• 깔끔하고 효율적인 문서 탐색 환경을 제공합니다.

결과

miniOrange SharePoint 통합 모듈의 검색 기능을 사용하면 Drupal 웹사이트에 표시된 SharePoint 문서를 빠르게 찾을 수 있습니다. 사용자는 방대한 파일 모음을 수동으로 탐색하는 대신 몇 초 만에 필요한 파일을 검색하고 액세스할 수 있어 생산성과 전반적인 사용자 경험이 향상됩니다.