Visão geral

As organizações costumam exibir documentos armazenados no Microsoft SharePoint em seus sites Drupal, como manuais do funcionário, políticas, folhetos de produtos, documentação técnica, materiais de treinamento e outros recursos compartilhados. À medida que o número de arquivos aumenta, navegar manualmente por longas listas torna-se ineficiente.

Este caso de uso descreve como os usuários finais podem pesquisar arquivos e pastas do SharePoint exibidos no Drupal usando o módulo de integração do SharePoint da miniOrange. Em vez de navegar por diretórios aninhados do SharePoint um nível por vez, os usuários podem pesquisar por nome de arquivo (e, quando configurado, por metadados) diretamente da interface do Drupal e obter resultados correspondentes da biblioteca de documentos do SharePoint conectada.

Pré-requisitos:

• Integração do miniOrange com o SharePoint O módulo está instalado e ativado.
• O site Drupal está conectado ao Microsoft SharePoint.
• Um aplicativo Microsoft Entra ID é configurado com as permissões necessárias da API do Microsoft Graph.
• O site do SharePoint, a biblioteca de documentos, a unidade ou a pasta de destino estão acessíveis.
• O administrador tem permissão para configurar o módulo.
• Os arquivos/pastas da biblioteca SharePoint de destino já estão sendo exibidos no site Drupal.

Problema

Quando uma biblioteca de documentos do SharePoint contém um grande número de arquivos distribuídos por várias pastas e subpastas, os usuários que visualizam essa biblioteca no Drupal frequentemente se veem obrigados a clicar em pasta após pasta apenas para localizar um documento. Sem um recurso de pesquisa, os usuários precisam navegar manualmente pelas pastas ou percorrer longas listas de arquivos para encontrar um documento específico. Essa situação se agrava à medida que a biblioteca cresce, as pastas são reorganizadas ou vários departamentos compartilham o mesmo espaço de documentos.

Isso pode levar a:

• Pesquisas de documentos demoradas.
• Má experiência do usuário em portais de documentos.
• Dificuldade em localizar arquivos importantes.
• Redução da produtividade de funcionários e clientes.

Solução

O módulo de integração do Drupal com o SharePoint adiciona um recurso prático de busca de arquivos à biblioteca de documentos do SharePoint exibida em seu site Drupal. Em vez de navegar manualmente por várias pastas, subpastas e longas listas de arquivos, os usuários podem buscar o documento desejado diretamente da interface do Drupal.

Os usuários podem inserir o nome do arquivo, parte do nome ou uma palavra-chave relevante no campo de pesquisa. O módulo filtra os arquivos do SharePoint exibidos e mostra os documentos correspondentes mais relevantes, ajudando os usuários a localizar e acessar o arquivo desejado com mais eficiência.

• Um campo de pesquisa foi adicionado à lista de arquivos do SharePoint exibida no site Drupal.
• Os usuários podem inserir o nome completo do arquivo, parte do nome do arquivo ou uma palavra-chave relevante.
• A lista de arquivos é filtrada com base no termo de pesquisa inserido.
• Os documentos correspondentes do SharePoint são exibidos diretamente na interface do Drupal.
• Os usuários podem abrir ou acessar o documento desejado a partir dos resultados filtrados.
• A funcionalidade de busca continua a oferecer suporte ao acesso eficiente a arquivos à medida que a biblioteca de documentos cresce.
• Os usuários podem localizar documentos sem sair do site do Drupal ou abrir o SharePoint separadamente.

Benefícios

• Descoberta de arquivos mais rápida sem navegação manual por pastas.
• Localize arquivos rapidamente usando nomes de arquivos ou palavras-chave.
• Elimine a necessidade de navegar manualmente por longas listas de documentos.
• Melhorar a acessibilidade dos documentos e a experiência do usuário.
• Economize tempo ao acessar arquivos usados ​​com frequência.
• Proporcione uma experiência de navegação em documentos clara e eficiente.

Resultado

A funcionalidade de busca do módulo de integração com o SharePoint do miniOrange permite que os usuários encontrem rapidamente os documentos do SharePoint exibidos no site Drupal. Em vez de navegar manualmente por grandes coleções de arquivos, os usuários podem pesquisar e acessar os arquivos necessários em segundos, melhorando a produtividade e a experiência geral do usuário.