Visão geral

As organizações costumam usar o Drupal como seu site principal, portal de funcionários, portal de clientes ou plataforma de envio de documentos, enquanto o Microsoft SharePoint é usado como repositório central para armazenar e gerenciar documentos comerciais.

O módulo de integração do Drupal com o SharePoint permite que os usuários carreguem arquivos diretamente do site Drupal para uma biblioteca de documentos ou pasta selecionada do SharePoint. Os usuários podem enviar documentos sem precisar abrir o SharePoint ou alternar entre várias plataformas.

Os arquivos carregados são transferidos com segurança do Drupal para o SharePoint, ajudando as organizações a manter um armazenamento centralizado de documentos e, ao mesmo tempo, proporcionando aos usuários uma experiência simples de upload de arquivos no Drupal.

Neste estudo de caso, abordaremos tudo, desde os requisitos e o processo de implementação até os resultados.

Pré-requisitos:

• Integração do miniOrange com o SharePoint O módulo está instalado e ativado.
• O site Drupal está conectado ao Microsoft SharePoint.
• Um aplicativo Microsoft Entra ID é configurado com as permissões necessárias da API do Microsoft Graph.
• O site do SharePoint, a biblioteca de documentos, a unidade ou a pasta de destino estão acessíveis.
• O administrador tem permissão para configurar o módulo.
• Os usuários do Drupal possuem as funções ou permissões necessárias para fazer upload de arquivos.

Problema

Muitas organizações usam o Drupal para coletar documentos de funcionários, clientes, parceiros, alunos ou fornecedores. No entanto, esses documentos geralmente precisam ser armazenados e gerenciados no Microsoft SharePoint.

Sem uma integração direta, os usuários podem acabar com:

• Baixar arquivos enviados pelo Drupal.
• Abra o Microsoft SharePoint separadamente.
• Localize a biblioteca de documentos ou pasta correta.
• Faça o upload dos arquivos manualmente novamente.
• Informe as outras equipes que o documento foi carregado.

Esse processo manual aumenta o trabalho administrativo e pode resultar em arquivos duplicados, localização incorreta de pastas, atraso na disponibilidade de documentos e gerenciamento inconsistente de documentos.

Solução

O módulo de integração Drupal SharePoint permite que os usuários carreguem arquivos diretamente do site Drupal para uma biblioteca de documentos do SharePoint conectada.

Os usuários podem selecionar um arquivo de seu dispositivo e carregá-lo através da interface do Drupal, sem precisar abrir o SharePoint separadamente. O documento carregado é armazenado na biblioteca ou pasta do SharePoint configurada, permitindo que as organizações mantenham o SharePoint como repositório central de documentos, ao mesmo tempo que oferecem aos usuários uma experiência familiar baseada no Drupal.

Essa funcionalidade ajuda as organizações a simplificar o envio de documentos, centralizar o armazenamento de arquivos e fornecer um processo de upload consistente em todos os portais Drupal.

• Os usuários selecionam o arquivo desejado em seus dispositivos.
• O arquivo é carregado diretamente na biblioteca de documentos do SharePoint conectada.
• Os administradores podem configurar a biblioteca ou pasta do SharePoint onde os arquivos devem ser armazenados.
• Os arquivos carregados permanecem disponíveis no SharePoint para gerenciamento e colaboração de documentos.
• Os usuários podem enviar documentos sem sair do site Drupal.
• Essa funcionalidade pode ser usada em portais de funcionários, clientes, parceiros e departamentos.

Adicionar isso ao seu site Drupal requer algumas etapas de configuração importantes:

Configuração de destino do SharePoint

• Os administradores configuram o URL do site SharePoint de destino e a biblioteca de documentos específica (e, opcionalmente, o caminho de uma subpasta) onde os arquivos carregados devem ser salvos.
• Uma vez configurado, o módulo se encarrega de resolver o site e a biblioteca por meio da API do Microsoft Graph, para que os editores nunca precisem saber os IDs internos do SharePoint.

Benefícios

• Faça upload de arquivos diretamente do Drupal para o SharePoint.
• Elimina o processamento manual e duplicado de arquivos entre o Drupal e o SharePoint.
• Mantém o SharePoint como a única fonte de verdade para documentos, enquanto o Drupal permanece como a plataforma de criação de conteúdo.
• Reduzir a troca de plataformas para os usuários.
• Simplifique a coleta de documentos de usuários externos.
• Melhorar a colaboração entre usuários do Drupal e equipes do SharePoint.
• Garanta um fluxo de trabalho consistente para o envio de documentos.

Resultado

O recurso de Upload de Arquivos do módulo de Integração com o SharePoint do miniOrange oferece aos usuários um caminho direto e confiável para enviar arquivos para bibliotecas de documentos do SharePoint como parte de seu fluxo de trabalho existente. Isso reduz o trabalho manual, melhora a organização dos documentos e cria um fluxo de trabalho simplificado entre o Drupal e o Microsoft SharePoint.