Visão geral

As organizações costumam armazenar documentos comerciais no Microsoft SharePoint, enquanto utilizam o Drupal como portal de funcionários, portal de clientes ou intranet. No entanto, nem todos os documentos devem ser visíveis para todos os usuários. Diferentes equipes, departamentos ou grupos de usuários precisam acessar conteúdos distintos.

Este caso de uso descreve como arquivos, pastas e conteúdo do SharePoint exibidos em um site Drupal podem ser restringidos e mostrados com base nas funções atribuídas aos usuários do Drupal, utilizando o módulo de integração com o SharePoint da miniOrange. Em vez de expor toda a biblioteca de documentos do SharePoint a todos os visitantes, os administradores podem garantir que cada usuário veja apenas o conteúdo do SharePoint relevante e permitido para sua função.

Pré-requisitos:

• Integração do miniOrange com o SharePoint O módulo está instalado e ativado.
• O site Drupal está conectado ao Microsoft SharePoint.
• Um aplicativo Microsoft Entra ID é configurado com as permissões necessárias da API do Microsoft Graph.
• Acesso de administrador à configuração do módulo e às configurações de Pessoas/Funções do Drupal.
• As funções de usuário do Drupal já estão definidas (por exemplo, Administrador, RH, Finanças, Usuário Autenticado, Anônimo).

Problema

As organizações costumam armazenar documentos confidenciais ou específicos de departamentos no SharePoint — políticas de RH, registros financeiros, relatórios internos, contratos com clientes — juntamente com conteúdo que deve ser público ou amplamente acessível. Quando esse conteúdo do SharePoint é exibido no Drupal sem nenhum controle de acesso, todos os visitantes veem a mesma estrutura de pastas e arquivos, independentemente de quem sejam.

Isso pode resultar em:

• Exposição de documentos específicos do departamento.
• Listagens de documentos confusas para os usuários.
• Dificuldade em gerenciar conteúdo para várias equipes.
• Criação manual de páginas de documentos separadas para diferentes grupos de usuários.

Solução

O módulo de integração do Drupal com o SharePoint permite que os administradores controlem qual conteúdo do SharePoint é exibido com base nas funções de usuário do Drupal.

Os administradores podem mapear funções do Drupal para pastas ou bibliotecas de documentos específicas do SharePoint. Quando um usuário faz login, o módulo exibe automaticamente apenas os arquivos e pastas atribuídos à sua função.

Por exemplo:

• Os usuários de RH podem visualizar as políticas de RH e os documentos de integração.
• Os usuários da área financeira podem acessar faturas, orçamentos e relatórios financeiros.
• As equipes de vendas podem visualizar apresentações de vendas e materiais de marketing.
• Os clientes podem acessar a documentação do produto e os guias do usuário.
• Os parceiros podem visualizar recursos e acordos específicos para cada parceiro.

Mapeamento de função para pasta

• Os administradores selecionam um site do SharePoint e uma biblioteca de documentos e, em seguida, mapeiam pastas específicas (ou a biblioteca inteira) para uma ou mais funções do Drupal.
• Uma única pasta pode ser mapeada para várias funções (por exemplo, tanto o RH quanto a Gerência podem acessar a mesma pasta "Políticas"), e diferentes pastas dentro da mesma biblioteca podem ser restritas a diferentes funções de forma independente.
• Pastas não mapeadas podem ser configuradas para serem exibidas por padrão como "visíveis para todos os usuários autenticados" ou "ocultas", dependendo do nível de segurança da organização.

Fluxo de conteúdo baseado em funções

• Um usuário faz login no site Drupal.
• O Drupal identifica a função atribuída ao usuário.
• O módulo de integração com o SharePoint verifica os mapeamentos de funções configurados.
• O módulo recupera os arquivos e pastas correspondentes do SharePoint.
• Somente o conteúdo autorizado do SharePoint é exibido na página do Drupal.
• Os usuários podem navegar ou baixar apenas os documentos atribuídos à sua função.

Implementação

Para configurar a exibição de conteúdo do SharePoint com base em funções:

• Instale e habilite o módulo de integração do miniOrange com o SharePoint para Drupal.
• Conecte o Drupal ao Microsoft SharePoint.
• Configure as permissões necessárias da API do Microsoft Graph.
• Selecione as bibliotecas de documentos ou pastas do SharePoint.
• Mapeie as funções de usuário do Drupal para o conteúdo desejado do SharePoint.
• Configure a página do Drupal onde os arquivos do SharePoint devem ser exibidos.
• Salve a configuração e verifique o acesso baseado em funções.

Benefícios

• O conteúdo sensível do SharePoint permanece restrito às funções apropriadas do Drupal, reduzindo o risco de exposição acidental.
• Conteúdo público e interno podem coexistir na mesma visualização do Drupal sem duplicação manual.
• Reduza o esforço administrativo com a filtragem automática de conteúdo.
• Melhore a experiência do usuário com listas de documentos relevantes.
• Gerencie vários departamentos através de um único portal Drupal.
• Mantenha o SharePoint como repositório centralizado de documentos.

Resultado

O recurso de Exibição de Conteúdo Baseada em Funções permite que as organizações criem experiências de documentos personalizadas, exibindo apenas o conteúdo relevante do SharePoint para cada usuário no site Drupal. Isso melhora a segurança, simplifica o gerenciamento de documentos e garante que os usuários sempre tenham acesso às informações de que precisam.