Visão geral

O gerenciamento eficaz de documentos é essencial para qualquer organização focada em colaboração segura. O SharePoint e o OneDrive, ambos da Microsoft, simplificam o armazenamento, a organização e o compartilhamento de arquivos, seja gerenciando bibliotecas de equipe no SharePoint ou documentos pessoais no OneDrive. Com nosso Plug-in Incorporar Documentos do SharePoint OneDrive Enterprise, você pode facilmente incorporar ou sincronizar esses arquivos, pastas ou documentos diretamente no seu site WordPress.

Para manter seu conteúdo seguro, o plugin também permite que você gerencie o acesso às pastas do SharePoint/OneDrive e controle quem pode visualizar, editar ou baixar cada documento, definindo permissões com base nas funções de usuário do WordPress, nomes de usuário, níveis de associação ou status de login. Isso protege seus dados confidenciais e garante que apenas usuários autorizados tenham acesso a eles.

Pré-requisitos:

Antes de começar, você precisará do seguinte para configurar o gerenciamento de acesso a documentos do SharePoint/OneDrive no seu site WordPress:

• Uma assinatura ativa do Microsoft 365 Business ou Enterprise
• Conta do SharePoint/OneDrive (online/local)
• Direitos de administrador global do Azure AD
• Um site WordPress com o Plug-in Incorporar Documentos do SharePoint OneDrive Enterprise já instalado

Cenário

Digamos que temos um site WordPress que usamos para colaboração interna e compartilhamento de documentos. À medida que nossa equipe cresce, começamos a trabalhar com mais parceiros externos, e controlar o acesso a arquivos importantes se torna um desafio.

Caso 1. Acesso baseado em função

Queremos compartilhar políticas e relatórios confidenciais apenas com determinados membros da equipe. No momento, qualquer pessoa com acesso ao nosso site WordPress pode ver todos os nossos documentos do SharePoint e do OneDrive, o que dificulta a privacidade de documentos confidenciais. Precisamos de uma maneira de garantir que apenas usuários com funções específicas possam visualizar ou editar determinados documentos.

Caso 2. Acesso baseado em domínio de e-mail

Colaboramos com consultores e fornecedores que precisam de acesso a arquivos de projetos. Para manter o controle sobre conteúdo sensível, apenas usuários de domínios de e-mail aprovados devem poder visualizar documentos específicos do SharePoint ou OneDrive. No entanto, a configuração padrão do WordPress não suporta essa restrição e, às vezes, permite que usuários externos visualizem arquivos indesejados. Para evitar isso, queremos aplicar o controle de acesso autorizado a arquivos e pastas do SharePoint/OneDrive com base em domínios de e-mail, garantindo que apenas os parceiros certos possam visualizar os documentos apropriados.

Solução

Para manter o acesso aos arquivos organizado e seguro, usamos o plugin miniOrange Embed SharePoint OneDrive Documents Enterprise. Este plugin nos permite controlar exatamente quem pode visualizar, editar, baixar e compartilhar arquivos do SharePoint e do OneDrive, tudo dentro do nosso site WordPress.

Caso 1. Acesso baseado em função

Podemos gerenciar facilmente o acesso a documentos do SharePoint/OneDrive conectando funções de usuário do WordPress (por exemplo, Administrador, Editor, Assinante, etc.) a documentos e pastas específicos. Veja como isso funciona na prática:

• Todos os arquivos, pastas e documentos do SharePoint/OneDrive são incorporados diretamente no WordPress e exibem atualizações em tempo real sem armazenar nenhum documento localmente no WordPress.
• Os administradores mapeiam funções do WordPress (como Gerente de RH, Funcionário ou funções personalizadas) para os arquivos e pastas desejados usando o painel do plugin.
• Quando os usuários efetuam login, o plugin verifica sua função no WordPress e concede acesso somente aos arquivos e pastas atribuídos a essa função.

Por exemplo, quando a equipe de RH carrega um documento de política no SharePoint, ele aparece automaticamente no WordPress. O administrador do site concede permissão para a função "Gerente de RH" acessar essa pasta de documentos, de modo que apenas a equipe de RH pode abrir ou alterar a política. Outros funcionários com a função "Funcionário" podem ver apenas os comunicados gerais da empresa e não podem acessar arquivos confidenciais de RH. Dessa forma, documentos importantes permanecem seguros e somente as pessoas certas podem visualizá-los ou editá-los.

Caso 2. Acesso baseado em domínio de e-mail

Quando trabalhamos com consultores externos ou parceiros de projeto, utilizamos mapeamento de nome de usuário ou domínio de e-mail para um controle ainda mais preciso. Isso garante acesso autorizado aos documentos do SharePoint/OneDrive para as pessoas certas, sempre.

• Todos os arquivos, pastas e documentos do SharePoint e OneDrive são sincronizados com o WordPress em tempo real.
• Os administradores mapeiam nomes de usuários ou domínios de e-mail específicos (como @domainname.com) para os arquivos e pastas desejados.
• Quando os usuários efetuam login, o plugin verifica o e-mail ou nome de usuário e atribui automaticamente a função correta, dando a eles acesso somente ao conteúdo mapeado.

Por exemplo, se um consultor de @nomededomínio.com precisa acessar uma pasta do projeto, o administrador mapeia esse domínio de e-mail para a pasta do projeto. Agora, sempre que alguém faz login com um e-mail correspondente, recebe automaticamente acesso aos arquivos do projeto, enquanto todo o resto permanece privado. Equipes internas e outros parceiros veem apenas o que é relevante para eles.

Com essas opções flexíveis, podemos manter nossos documentos seguros e nossa colaboração tranquila, não importa como nossa equipe cresça ou mude.

Benefícios

O plugin Embed SharePoint OneDrive Documents Enterprise nos dá controle claro sobre como os documentos são acessados ​​e compartilhados. Ele simplifica a incorporação de arquivos no WordPress, garantindo um gerenciamento robusto do acesso a arquivos do SharePoint/OneDrive.

• Controle de acesso granular: Podemos gerenciar o acesso a documentos do SharePoint/OneDrive com base em funções do WordPress ou nomes de usuários individuais, reduzindo o risco de acesso não autorizado.
• Sincronização em tempo real: Quaisquer alterações feitas no SharePoint ou OneDrive, como uploads, renomeações ou exclusões de arquivos, são imediatamente refletidas no WordPress para que os usuários sempre tenham a versão mais recente.
• Flexibilidade de função e domínio: O plug-in oferece suporte ao acesso autorizado a documentos, arquivos e pastas do SharePoint/OneDrive usando funções do WordPress ou domínios de e-mail mapeados, tornando-o eficaz para equipes internas e parceiros externos.
• Gerenciamento centralizado de permissões: Os administradores podem configurar e atualizar as configurações de acesso diretamente do painel do WordPress, simplificando o controle e reduzindo o esforço manual.
• Suporte de Auditoria e Conformidade: Os registros de acesso fornecem visibilidade sobre quem abriu ou compartilhou documentos, ajudando-nos a atender aos padrões de conformidade e às políticas de segurança interna.

Conclusão

Com este plugin, integramos o WordPress ao Microsoft 365 para permitir a colaboração segura e eficiente em documentos. Com sincronização em tempo real, mapeamento flexível de funções e domínios e controle total sobre Gerenciamento de acesso a documentos do SharePoint/OneDrive, protegemos dados confidenciais enquanto mantemos fluxos de trabalho tranquilos e eficientes.

Para saber mais ou discutir suas necessidades específicas, entre em contato conosco em office365support@xecurify.comNossa equipe pode ajudar você a configurar um gerenciamento de acesso seguro e escalável, adaptado às necessidades da sua organização.

Recursos adicionais

1. Incorporar recursos premium do plugin Biblioteca/Documentos/Arquivos do SharePoint OneDrive
2. O tipo de token não é permitido
3. Incorporar biblioteca do SharePoint na biblioteca de mídia do WordPress
4. Integração do Microsoft SharePoint para WordPress
5. Como mostrar colunas personalizadas do SharePoint no site WordPress?