Visão geral

Organizações de diversos setores promovem conferências, palestras, apresentações de especialistas, seminários, webinars, eventos de arrecadação de fundos e eventos comunitários. As equipes de marketing gerenciam campanhas no Salesforce, enquanto o Calendário de Eventos do WordPress exibe a programação, detalhes dos ingressos e locais. Esses sistemas não são sincronizados automaticamente.

Às vezes, o Salesforce mantém as atualizações mais recentes dos eventos, enquanto o WordPress exibe listas desatualizadas. Outras vezes, o WordPress registra compras de ingressos e check-ins de participantes que o Salesforce ainda não capturou. Transferências manuais de arquivos CSV são frequentemente usadas para alinhar os dados, o que gera atrasos e erros.

Neste caso de uso, utilizaremos o plugin miniOrange Object Data Sync para Salesforce para automatizar a troca de dados entre as duas plataformas. As atualizações feitas no Salesforce aparecem no The Events Calendar e vice-versa. Essa automação bidirecional mantém as atualizações de eventos, a contagem de ingressos e os registros de participantes consistentes em ambos os sistemas.

cenários

Uma empresa gerencia programas de eventos, cronogramas e inscrições usando o Salesforce e o WordPress. Para manter as operações funcionando sem problemas, a empresa tem três requisitos:

1. Gerenciamento centralizado no Salesforce

Os cronogramas, detalhes das sessões e atualizações criados no Salesforce devem aparecer automaticamente no WordPress, para que o público externo sempre veja as informações mais precisas.

2. Capturar atividade do WordPress

As compras de ingressos, inscrições e check-ins de participantes registrados no WordPress devem ser enviados para o Salesforce, permitindo o rastreamento de leads, contatos e membros de campanhas sem trabalho manual.

3. Alinhamento contínuo entre ambos os sistemas

Os dados do evento, como cronogramas, atualizações, ingressos e registros de participantes, devem ser transmitidos em ambas as direções, mantendo o Salesforce e o WordPress sempre sincronizados.

4. Sincronização de ingressos e participantes

Os detalhes dos ingressos (nome, preço, SKU, quantidade, tipo, capacidade) e os registros dos participantes (inscrições, status de convidado ou conectado, resultados do check-in) devem ser sincronizados automaticamente entre o WordPress e o Salesforce para manter a precisão dos relatórios, acompanhamentos e automação de campanhas.

Pré-requisitos

Antes de começar, você precisará do seguinte para configurar a sincronização do Salesforce com o Calendário de Eventos do WordPress no seu site WordPress:

• Uma conta Salesforce ativa com acesso à API.
• Site WordPress com um plugin de calendário de eventos compatível instalado (Modern Events Calendar, WP Event Manager, etc.)
• Direitos de administrador tanto no Salesforce quanto no WordPress.
• miniLaranja Sincronização de dados de objeto para Salesforce Plugin instalado e ativado

Solução

O miniOrange Object Data Sync para Salesforce conecta o Salesforce ao Calendário de Eventos do WordPress (incluindo plugins como Modern Events Calendar, WP Event Manager e outros). Ele mantém os detalhes do evento, ingressos e informações dos participantes consistentes em ambas as plataformas, sem a necessidade de transferências manuais de arquivos CSV.

A sincronização pode ser configurada de três maneiras:

• A Salesforce é a principal fonte de verdade.
• O Calendário de Eventos do WordPress como principal fonte de informação.
• Sincronização bidirecional

O mapeamento de campos define como os objetos de evento do Salesforce correspondem aos campos de evento do WordPress, garantindo o alinhamento perfeito de nome, data, hora, local, descrição, organizador, status e categoria do evento.

1. Gerenciamento centralizado no Salesforce

O Salesforce gerencia todos os dados de eventos, enquanto o WordPress exibe os eventos publicamente, como quando uma equipe cria uma campanha no Salesforce e espera que ela apareça online para os participantes.

• Criação de Eventos: Quando uma nova Campanha ou Registro de Evento é criado no Salesforce, ele aparece instantaneamente no Calendário de Eventos do WordPress.
• Atualização do evento: Se a data, a hora ou o local forem alterados no Salesforce, a atualização será refletida no WordPress.
• Mapeamento de dados: Mapeie campos do Salesforce, como Nome do Evento, Data e Hora de Início, Data e Hora de Término, Local e Status, diretamente para os campos de evento do WordPress.
• Sincronização seletiva: Filtre eventos e sincronize apenas aqueles que correspondem a critérios definidos, como Tipo de Evento, Status ou Intervalo de Datas, do Salesforce para o WordPress.

Essa configuração permite que as equipes de marketing mantenham o controle no Salesforce, garantindo que o calendário público sempre mostre programações precisas sem a necessidade de entrada manual de dados.

2. Capturar atividade do WordPress

O WordPress gerencia a criação de eventos e a venda de ingressos, enquanto o Salesforce captura os registros e os dados da campanha, por exemplo, quando os organizadores publicam um evento no WordPress e desejam que o Salesforce registre cada inscrição.

• Criação de Eventos: Quando um novo evento é criado no WordPress, uma campanha correspondente é criada no Salesforce.
• Atualização do evento: As alterações feitas no WordPress, como data, hora e descrição, são sincronizadas com o Salesforce.
• Sincronização de ingressos: Os detalhes dos ingressos, como nome, preço, SKU e capacidade, são sincronizados com o Salesforce.
• Sincronização de participantes: Os inscritos no WordPress tornam-se Leads, Contatos ou Membros de Campanhas no Salesforce, e os status de check-in, como Inscrito, Presente ou Ausente, atualizam os registros do Salesforce.

Isso é útil quando a emissão de ingressos e o cadastro para o público são feitos no WordPress, enquanto a geração de relatórios e o gerenciamento de leads são realizados no Salesforce.

3. Alinhamento contínuo entre ambos os sistemas

Ambos os sistemas permanecem continuamente alinhados, de forma semelhante a quando uma equipe atualiza os detalhes de um evento no Salesforce enquanto os gerentes de ingressos ajustam a capacidade no WordPress, e ambos desejam que essas alterações sejam refletidas em todos os lugares.

• Criação de Eventos: Novos eventos criados no Salesforce ou no WordPress aparecem no outro sistema.
• Atualização do evento: As atualizações feitas em um sistema refletem-se no outro.
• Sincronização de ingressos: Os detalhes dos ingressos são compartilhados nos dois sentidos para manter a disponibilidade e as vendas consistentes.
• Sincronização de participantes: Os registros dos participantes, incluindo o status de check-in, são sincronizados em ambas as direções.
• Resolução de Conflitos: É possível aplicar regras para decidir quais dados de qual sistema têm prioridade quando as alterações se sobrepõem.

Essa configuração auxilia organizações onde várias equipes colaboram e precisam de dados consistentes em tempo real.

4. Sincronização de ingressos e participantes

O miniOrange Object Data Sync para Salesforce não só sincroniza os detalhes do evento, como também mantém informações consistentes sobre ingressos e participantes entre o WordPress e o Salesforce. Isso permite que as equipes gerenciem inscrições, monitorem a presença e realizem atividades de acompanhamento sem a necessidade de importações manuais.

Sincronização de ingressos

• Sincronizar nome do bilhete, preço, SKU, quantidade, tipo e capacidade disponível.
• Registre as informações de compra de ingressos no Salesforce para um rastreamento de vendas preciso.
• Atualize o status do ingresso (Ativo, Esgotado, Cancelado) para refletir a disponibilidade em tempo real.

Sincronização de participantes

• Adicione os participantes como Leads, Contatos ou Membros da Campanha do Salesforce.
• Atualiza automaticamente o status de check-in (Registrado, Presente, Ausente).
• Capturar registros de usuários, tanto visitantes quanto usuários autenticados.

O Salesforce sempre reflete as vendas reais de ingressos e a presença do público, garantindo relatórios precisos, acompanhamento oportuno e automação eficaz de campanhas.

Mapeamento de Campos e Estrutura de Dados

O plugin permite controle total sobre como os campos do Salesforce correspondem aos campos do WordPress. Os mapeamentos típicos incluem:

Benefícios

• Atualizações instantâneas em todos os sistemas: A sincronização em tempo real garante que qualquer alteração no Salesforce ou no WordPress seja refletida imediatamente, eliminando atrasos e discrepâncias.
• Horário flexível: As sincronizações podem ser automatizadas a cada hora, duas vezes ao dia ou em intervalos personalizados usando o WP-Cron, dando às equipes controle sobre a frequência de atualização.
• Sincronização direcionada: Os filtros permitem a sincronização seletiva com base no tipo de evento, região, categoria, status ou até mesmo campos personalizados do Salesforce, garantindo que apenas os dados relevantes sejam transferidos.
• Rastreamento preciso de ingressos e participantes: Os detalhes dos ingressos (nome, preço, SKU, capacidade) e o status dos participantes (Inscrito, Presente, Ausente) estão sempre alinhados, garantindo vendas e relatórios confiáveis.
• Esforço manual reduzido: Chega de importações de arquivos CSV ou entrada repetitiva de dados, reduzindo a carga administrativa e os erros humanos.
• Escalável e compatível: Compatível com diversos plugins de eventos do WordPress e configurações complexas, tornando-o adequado para organizações de qualquer porte.

Conclusão

Com o plugin miniOrange Object Data Sync para Salesforce, conectar o Salesforce ao WordPress Events Calendar torna-se simples e eficiente. As equipes podem gerenciar eventos, ingressos e participantes sem esforço adicional, garantindo que todos vejam as informações mais recentes, resultando em operações mais fluidas, menos erros e eventos mais bem-sucedidos.

Recursos adicionais

1. Sincronização de dados de objeto para Salesforce
2. Visualização de dados do Salesforce