Обзор

Организации часто используют Drupal в качестве основного веб-сайта, портала для сотрудников, клиентского портала или платформы для отправки документов, в то время как Microsoft SharePoint используется в качестве центрального хранилища для хранения и управления деловыми документами.

Модуль интеграции Drupal и SharePoint позволяет пользователям загружать файлы непосредственно с веб-сайта Drupal в выбранную библиотеку документов или папку SharePoint. Пользователи могут отправлять документы, не открывая SharePoint и не переключаясь между различными платформами.

Загруженные файлы безопасно передаются из Drupal в SharePoint, что помогает организациям поддерживать централизованное хранение документов, одновременно предоставляя пользователям простой процесс загрузки файлов в Drupal.

В этом примере мы обсудим все аспекты, от требований и процесса реализации до результатов.

Необходимые условия:

• Интеграция miniOrange с SharePoint Модуль установлен и включен.
• Веб-сайт на Drupal подключен к Microsoft SharePoint.
• Приложение Microsoft Entra ID настроено с необходимыми разрешениями для доступа к Microsoft Graph API.
• Доступ к сайту SharePoint, библиотеке документов, диску или целевой папке обеспечен.
• Администратор имеет разрешение на настройку модуля.
• Пользователи Drupal обладают необходимыми ролями или разрешениями для загрузки файлов.

Проблема

Многие организации используют Drupal для сбора документов от сотрудников, клиентов, партнеров, студентов или поставщиков. Однако зачастую эти документы необходимо хранить и управлять ими в Microsoft SharePoint.

Без прямой интеграции пользователи могут столкнуться со следующими проблемами:

• Загрузите файлы, загруженные через Drupal.
• Откройте Microsoft SharePoint отдельно.
• Найдите нужную библиотеку документов или папку.
• Загрузите файлы вручную еще раз.
• Сообщите другим командам, что документ загружен.

Этот ручной процесс увеличивает административную нагрузку и может привести к дублированию файлов, неправильному размещению папок, задержке в доступности документов и непоследовательному управлению документами.

Решение

Модуль интеграции Drupal и SharePoint позволяет пользователям загружать файлы непосредственно с веб-сайта Drupal в подключенную библиотеку документов SharePoint.

Пользователи могут выбрать файл со своего устройства и загрузить его через интерфейс Drupal, не открывая SharePoint отдельно. Загруженный документ сохраняется в настроенной библиотеке или папке SharePoint, что позволяет организациям использовать SharePoint в качестве центрального хранилища документов, предоставляя пользователям привычный интерфейс на основе Drupal.

Эта функция помогает организациям упростить отправку документов, централизовать хранение файлов и обеспечить единообразный процесс загрузки на всех порталах Drupal.

• Пользователи выбирают необходимый файл со своего устройства.
• Файл загружается непосредственно в подключенную библиотеку документов SharePoint.
• Администраторы могут настроить библиотеку или папку SharePoint, где должны храниться файлы.
• Загруженные файлы остаются доступными в SharePoint для управления документами и совместной работы.
• Пользователи могут загружать документы, не покидая веб-сайт Drupal.
• Данная функциональность может использоваться на порталах для сотрудников, клиентов, партнеров и подразделений.

Для добавления этого на ваш сайт Drupal потребуется выполнить несколько ключевых шагов по настройке:

Конфигурация целевого объекта SharePoint

• Администраторы настраивают целевой URL-адрес сайта SharePoint и конкретную библиотеку документов (а также, при необходимости, путь к подпапке), куда должны попадать загруженные файлы.
• После настройки модуль автоматически определяет местоположение сайта и библиотеки через API Microsoft Graph, поэтому редакторам никогда не потребуется знать внутренние идентификаторы SharePoint.

Преимущества

• Загружайте файлы напрямую из Drupal в SharePoint.
• Исключает ручную обработку дублирующихся файлов между Drupal и SharePoint.
• Сохраняет SharePoint в качестве единого источника достоверной информации о документах, в то время как Drupal остается платформой для создания контента.
• Сократите количество переходов пользователей между платформами.
• Упростите сбор документов от внешних пользователей.
• Улучшить взаимодействие между пользователями Drupal и командами SharePoint.
• Обеспечьте единообразный процесс подачи документов.

Результат

Функция загрузки файлов в модуле интеграции miniOrange с SharePoint предоставляет пользователям прямой и надежный способ добавления файлов в библиотеки документов SharePoint в рамках существующего рабочего процесса. Это сокращает объем ручной работы, улучшает организацию документов и создает оптимизированный рабочий процесс между Drupal и Microsoft SharePoint.