Обзор

Организации часто хранят деловые документы в Microsoft SharePoint, используя Drupal в качестве портала для сотрудников, клиентского портала или интранета. Однако не каждый документ должен быть доступен каждому пользователю. Разным командам, отделам или группам пользователей требуется доступ к различному контенту.

В этом примере описывается, как с помощью модуля интеграции miniOrange с SharePoint администраторы могут ограничивать и отображать файлы, папки и контент SharePoint, отображаемые на сайте Drupal, в зависимости от ролей, назначенных пользователям Drupal. Вместо того чтобы показывать всю библиотеку документов SharePoint каждому посетителю, администраторы могут гарантировать, что каждый пользователь будет видеть только тот контент SharePoint, который соответствует его роли и разрешен к просмотру.

Необходимые условия:

• Интеграция miniOrange с SharePoint Модуль установлен и включен.
• Веб-сайт на Drupal подключен к Microsoft SharePoint.
• Приложение Microsoft Entra ID настроено с необходимыми разрешениями для доступа к Microsoft Graph API.
• Административный доступ к конфигурации модулей и настройкам пользователей/ролей Drupal.
• В Drupal уже определены роли пользователей (например, Администратор, HR, Финансы, Аутентифицированный пользователь, Анонимный пользователь).

Проблема

В организациях часто хранятся конфиденциальные или относящиеся к конкретному отделу документы в SharePoint — кадровые политики, финансовые отчеты, внутренние отчеты, договоры с клиентами — наряду с контентом, предназначенным для публичного доступа. Когда этот контент SharePoint отображается в Drupal без контроля доступа, каждый посетитель видит одну и ту же структуру папок и файлов независимо от того, кто он.

Это может привести к:

• Доступ к документам, относящимся к конкретному отделу.
• Запутанные для пользователей списки документов.
• Сложности с управлением контентом для нескольких команд.
• Создание отдельных страниц документа вручную для разных групп пользователей.

Решение

Модуль интеграции Drupal и SharePoint позволяет администраторам контролировать отображение контента SharePoint в зависимости от ролей пользователей Drupal.

Администраторы могут сопоставлять роли Drupal с определенными папками SharePoint или библиотеками документов. Когда пользователь входит в систему, модуль автоматически отображает только файлы и папки, назначенные его роли.

Например:

• Сотрудники отдела кадров могут просматривать кадровые политики и документы по адаптации новых сотрудников.
• Пользователи финансового отдела могут получить доступ к счетам-фактурам, бюджетам и финансовым отчетам.
• Отделы продаж могут просматривать презентации и маркетинговые материалы.
• Клиенты могут получить доступ к документации по продукту и руководствам пользователя.
• Партнеры могут просматривать ресурсы и соглашения, относящиеся непосредственно к партнерам.

Сопоставление ролей и папок

• Администраторы выбирают сайт SharePoint и библиотеку документов, а затем сопоставляют определенные папки (или всю библиотеку) с одной или несколькими ролями Drupal.
• Одна папка может быть назначена нескольким ролям (например, и отдел кадров, и руководство могут иметь доступ к одной и той же папке «Политики»), а доступ к различным папкам в одной библиотеке может быть независимо ограничен для разных ролей.
• Папки, не имеющие сопоставления, могут быть настроены таким образом, чтобы по умолчанию быть либо «видимыми для всех авторизованных пользователей», либо «скрытыми», в зависимости от уровня безопасности организации.

Поток контента на основе ролей

• Пользователь входит на сайт Drupal.
• Drupal определяет назначенную пользователю роль.
• Модуль интеграции с SharePoint проверяет настроенные сопоставления ролей.
• Модуль извлекает соответствующие файлы и папки SharePoint.
• На странице Drupal отображается только авторизованный контент SharePoint.
• Пользователи могут просматривать или скачивать только те документы, которые назначены их роли.

Реализация

Для настройки отображения контента SharePoint на основе ролей:

• Установите и активируйте модуль интеграции miniOrange Drupal с SharePoint.
• Подключите Drupal к Microsoft SharePoint.
• Настройте необходимые разрешения для Microsoft Graph API.
• Выберите библиотеки документов или папки SharePoint.
• Сопоставьте роли пользователей Drupal с необходимым контентом SharePoint.
• Настройте страницу Drupal, на которой должны отображаться файлы SharePoint.
• Сохраните конфигурацию и проверьте доступ на основе ролей.

Преимущества

• Конфиденциальный контент SharePoint остается доступным только для соответствующих ролей Drupal, что снижает риск случайного доступа.
• Общедоступный и внутренний контент могут сосуществовать в одном представлении Drupal без ручного дублирования.
• Сократите административные затраты за счет автоматической фильтрации контента.
• Улучшите пользовательский опыт, добавив релевантные списки документов.
• Управляйте несколькими отделами через единый портал Drupal.
• Используйте SharePoint в качестве централизованного хранилища документов.

Результат

Функция отображения контента на основе ролей позволяет организациям создавать персонализированные интерфейсы для работы с документами, отображая каждому пользователю на веб-сайте Drupal только релевантный контент SharePoint. Это повышает безопасность, упрощает управление документами и гарантирует, что пользователи всегда будут иметь доступ к необходимой им информации.