Обзор

Организации из самых разных отраслей проводят конференции, выступления спикеров, экспертные доклады, семинары, вебинары, благотворительные мероприятия и общественные события. Маркетинговые команды управляют кампаниями в Salesforce, а календарь событий WordPress отображает расписание, информацию о билетах и ​​место проведения. Эти системы не синхронизируются автоматически.

Иногда Salesforce хранит самые свежие обновления информации о мероприятиях, в то время как WordPress отображает устаревшие данные. В других случаях WordPress регистрирует покупки билетов и регистрации участников, которые Salesforce еще не зафиксировал. Для согласования данных часто используется ручная передача CSV-файлов, что приводит к задержкам и ошибкам.

В этом примере мы будем использовать плагин miniOrange Object Data Sync for Salesforce для автоматизации обмена данными между двумя платформами. Обновления, внесенные в Salesforce, отображаются в Календаре событий, и наоборот. Эта двусторонняя автоматизация обеспечивает согласованность обновлений событий, количества заявок и записей об участниках между системами.

Сценарии

Компания управляет программами мероприятий, расписаниями и регистрацией участников в системах Salesforce и WordPress. Для бесперебойной работы компании необходимы три условия:

1. Централизованное управление в Salesforce

Расписания, сведения о сессиях и обновления, созданные в Salesforce, должны автоматически отображаться в WordPress, чтобы внешняя аудитория всегда видела самую точную информацию.

2. Отслеживание активности в WordPress

Данные о покупке билетов, регистрации и отметках участников, записанные в WordPress, следует передавать в Salesforce, что позволит отслеживать потенциальных клиентов, контакты и участников кампаний без ручной работы.

3. Непрерывное выравнивание обеих систем.

Данные о мероприятиях, такие как расписания, обновления, билеты и записи об участниках, должны передаваться в обоих направлениях, обеспечивая постоянную синхронизацию Salesforce и WordPress.

4. Синхронизация билетов и участников

Информация о билетах (название, цена, артикул, количество, тип, вместимость) и данные об участниках (регистрация, статус гостя или авторизованного пользователя, результаты регистрации) должны автоматически синхронизироваться между WordPress и Salesforce для обеспечения точности отчетов, последующих действий и автоматизации кампаний.

Предпосылки

Прежде чем начать, вам потребуется следующее для настройки синхронизации Salesforce с календарем событий WordPress на вашем сайте WordPress:

• Активная учетная запись Salesforce с доступом к API.
• Сайт на WordPress с установленным поддерживаемым плагином календаря событий (Modern Events Calendar, WP Event Manager и т. д.).
• Права администратора как в Salesforce, так и в WordPress.
• миниоранжевый Синхронизация объектных данных для Salesforce плагин установлен и активирован.

Решение

miniOrange Object Data Sync for Salesforce связывает Salesforce с календарем событий WordPress (включая такие плагины, как Modern Events Calendar, WP Event Manager и другие). Он обеспечивает согласованность сведений о событиях, билетах и ​​участниках на обеих платформах без необходимости ручной передачи CSV-файлов.

Синхронизацию можно настроить тремя способами:

• Salesforce — основной источник достоверной информации.
• Календарь событий WordPress как основной источник достоверной информации.
• Двунаправленная синхронизация

Функция сопоставления полей определяет, как объекты событий Salesforce соотносятся с полями событий WordPress, обеспечивая бесшовное согласование названия события, даты, времени, местоположения, описания, организатора, статуса и категории.

1. Централизованное управление в Salesforce

Salesforce управляет всеми данными о событиях, в то время как WordPress отображает события публично, например, когда команда создает кампанию в Salesforce и ожидает, что она будет доступна онлайн для участников.

• Создание событий: При создании новой кампании или записи события в Salesforce она мгновенно отображается в календаре событий WordPress.
• Обновление события: Если в Salesforce изменяются дата, время или местоположение, обновление отражается и в WordPress.
• Сопоставление данных: Сопоставьте поля Salesforce, такие как «Название события», «Дата и время начала», «Дата и время окончания», «Местоположение» и «Статус», непосредственно с полями событий WordPress.
• Выборочная синхронизация: Фильтруйте события и синхронизируйте из Salesforce в WordPress только те, которые соответствуют заданным критериям, таким как тип события, статус или диапазон дат.

Такая настройка позволяет маркетинговым командам сохранять контроль в Salesforce, обеспечивая при этом отображение точных расписаний в общедоступном календаре без необходимости ручного ввода данных.

2. Отслеживание активности в WordPress

WordPress управляет созданием мероприятий и продажей билетов, а Salesforce собирает данные о регистрациях и кампаниях, например, когда организаторы публикуют мероприятие в WordPress и хотят, чтобы Salesforce зафиксировал каждую регистрацию.

• Создание событий: При создании нового события в WordPress в Salesforce создается соответствующая кампания.
• Обновление события: Изменения в WordPress, такие как дата, время и описание, синхронизируются с Salesforce.
• Синхронизация билетов: Информация о билете, такая как название, цена, артикул и вместимость, синхронизируется с Salesforce.
• Синхронизация участников: В WordPress зарегистрированные пользователи становятся потенциальными клиентами, контактами или участниками кампаний в Salesforce, а статусы регистрации, такие как «Зарегистрирован», «Присутствовал» или «Не явился», обновляют записи в Salesforce.

Это полезно, когда регистрация и оформление билетов для пользователей осуществляются в WordPress, а отчетность и управление потенциальными клиентами — в Salesforce.

3. Непрерывное выравнивание обеих систем.

Обе системы постоянно синхронизированы, подобно тому, как команда обновляет информацию о мероприятии в Salesforce, а менеджеры по обработке заявок корректируют количество мест в WordPress, и обе стремятся к тому, чтобы эти изменения отражались повсюду.

• Создание событий: Новые события, созданные либо в Salesforce, либо в WordPress, отображаются в другой системе.
• Обновление события: Обновления, внесенные в одной системе, отражаются и в другой.
• Синхронизация билетов: Информация о билетах передается в обоих направлениях для обеспечения единообразия в доступности и объемах продаж.
• Синхронизация участников: Данные об участниках, включая статус регистрации, синхронизируются в обоих направлениях.
• Решение конфликта: Для определения того, данные какой системы имеют приоритет при наложении изменений, можно применять правила.

Такая конфигурация помогает организациям, где несколько команд сотрудничают и нуждаются в согласованных данных в режиме реального времени.

4. Синхронизация билетов и участников

Функция синхронизации объектных данных miniOrange для Salesforce не только синхронизирует данные о мероприятиях, но и обеспечивает согласованность информации о билетах и ​​участниках между WordPress и Salesforce. Это позволяет командам управлять регистрациями, отслеживать посещаемость и проводить последующие действия без ручного импорта.

Синхронизация билетов

• Синхронизация названия билета, цены, артикула, количества, типа и доступной вместимости.
• Для точного отслеживания продаж записывайте информацию о приобретенных билетах в Salesforce.
• Обновите статус билета (Активный, Распродан, Отменен), чтобы отразить наличие мест в режиме реального времени.

Синхронизация участников

• Добавляйте участников в качестве потенциальных клиентов Salesforce, контактов или участников кампании.
• Автоматическое обновление статуса регистрации (Зарегистрирован, Присутствовал, Не явился).
• Учитывайте как регистрацию гостей, так и регистрацию авторизованных пользователей.

Salesforce всегда отражает фактические продажи билетов и посещаемость, обеспечивая точную отчетность, своевременное отслеживание результатов и эффективную автоматизацию кампаний.

Сопоставление полей и структура данных

Плагин позволяет полностью контролировать соответствие полей Salesforce полям WordPress. Типичные варианты сопоставления включают:

Преимущества

• Мгновенные обновления во всех системах: Синхронизация в реальном времени гарантирует немедленное отражение любых изменений в Salesforce или WordPress, исключая задержки и несоответствия.
• Гибкий график: Синхронизацию можно автоматизировать ежечасно, дважды в день или с заданными интервалами с помощью WP-Cron, что позволяет командам контролировать частоту обновлений.
• Целевая синхронизация: Фильтры позволяют осуществлять выборочную синхронизацию на основе типа события, региона, категории, статуса или даже пользовательских полей Salesforce, гарантируя передачу только релевантных данных.
• Точное отслеживание билетов и участников: Информация о билетах (название, цена, артикул, вместимость) и статусы участников (зарегистрирован, присутствовал, не явился) всегда согласованы, что обеспечивает надежные продажи и отчетность.
• Сокращение ручных усилий: Больше никаких импортов CSV-файлов или повторного ввода данных, что сокращает административную нагрузку и количество человеческих ошибок.
• Масштабируемый и совместимый: Совместимость с множеством плагинов WordPress для организации мероприятий и сложными конфигурациями делает его подходящим для организаций любого размера.

Заключение

Благодаря плагину miniOrange Object Data Sync for Salesforce, подключение Salesforce к календарю событий WordPress становится простым и удобным. Команды могут управлять событиями, заявками и участниками без дополнительных усилий, гарантируя, что участники всегда видят самую актуальную информацию, что приводит к более плавной работе, меньшему количеству ошибок и более успешным мероприятиям.

Дополнительные ресурсы

1. Синхронизация объектных данных для Salesforce
2. Визуализация данных Salesforce