Översikt

Organisationer visar ofta dokument som lagras i Microsoft SharePoint på sina Drupal-webbplatser, såsom personalhandböcker, policyer, produktbroschyrer, teknisk dokumentation, utbildningsmaterial och andra delade resurser. Allt eftersom antalet filer växer blir det ineffektivt att manuellt bläddra igenom långa listor.

Detta användningsfall beskriver hur slutanvändare kan söka bland SharePoint-filer och mappar som visas i Drupal med hjälp av miniOrange SharePoint-integrationsmodulen. Istället för att bläddra igenom kapslade SharePoint-kataloger en nivå i taget kan användare söka efter filnamn (och, där det är konfigurerat, efter metadata) direkt från Drupal-gränssnittet och få matchande resultat från det anslutna SharePoint-dokumentbiblioteket.

Förkunskaper:

• miniOrange SharePoint-integration modulen är installerad och aktiverad.
• Drupal-webbplatsen är kopplad till Microsoft SharePoint.
• Ett Microsoft Entra ID-program är konfigurerat med de Microsoft Graph API-behörigheter som krävs.
• SharePoint-webbplatsen, dokumentbiblioteket, enheten eller målmappen är tillgänglig.
• Administratören har behörighet att konfigurera modulen.
• Filer/mappar från målbiblioteket för SharePoint visas redan på Drupal-webbplatsen.

Problem

När ett SharePoint-dokumentbibliotek innehåller ett stort antal filer utspridda över flera mappar och undermappar, sitter användare som visar det biblioteket i Drupal ofta fast med att klicka sig igenom mapp efter mapp bara för att hitta ett enda dokument. Utan en sökfunktion måste användare manuellt bläddra bland mappar eller paginera genom långa fillistor för att hitta ett specifikt dokument. Detta blir värre när biblioteket växer, mappar omorganiseras eller flera avdelningar delar samma dokumentutrymme.

Detta kan leda till:

• Tidskrävande dokumentsökningar.
• Dålig användarupplevelse på dokumentportaler.
• Svårigheter att hitta viktiga filer.
• Minskad produktivitet för anställda och kunder.

Lösning

Drupals SharePoint-integrationsmodul lägger till en praktisk filsökningsfunktion till SharePoint-dokumentbiblioteket som visas på din Drupal-webbplats. Istället för att manuellt navigera genom flera mappar, undermappar och långa fillistor kan användare söka efter önskat dokument direkt från Drupal-gränssnittet.

Användare kan ange ett filnamn, en del av ett namn eller ett relevant nyckelord i sökfältet. Modulen filtrerar de visade SharePoint-filerna och visar de mest relevanta matchande dokumenten, vilket hjälper användarna att hitta och komma åt den önskade filen mer effektivt.

• Ett sökfält läggs till i SharePoint-fillistan som visas på Drupal-webbplatsen.
• Användare kan ange ett fullständigt filnamn, en del av filnamnet eller ett relevant nyckelord.
• Fillistan filtreras baserat på den angivna söktermen.
• Matchande SharePoint-dokument visas direkt i Drupal-gränssnittet.
• Användare kan öppna eller komma åt det önskade dokumentet från de filtrerade resultaten.
• Sökfunktionen fortsätter att stödja effektiv filåtkomst allt eftersom dokumentbiblioteket växer.
• Användare kan hitta dokument utan att lämna Drupal-webbplatsen eller öppna SharePoint separat.

Fördelar

• Snabbare filupptäckt utan manuell mappnavigering.
• Hitta filer snabbt med hjälp av filnamn eller nyckelord.
• Eliminera manuell bläddring genom långa dokumentlistor.
• Förbättra dokumenttillgängligheten och användarupplevelsen.
• Spara tid när du öppnar filer som används ofta.
• Erbjud en ren och effektiv dokumentläsningsupplevelse.

Resultat

Sökfunktionen i miniOrange SharePoint-integrationsmodulen gör det möjligt för användare att snabbt hitta SharePoint-dokument som visas på Drupals webbplats. Istället för att manuellt bläddra bland stora filsamlingar kan användare söka och komma åt de nödvändiga filerna på några sekunder, vilket förbättrar produktiviteten och den övergripande användarupplevelsen.