Översikt

Organisationer lagrar ofta affärsdokument i Microsoft SharePoint när de använder Drupal som sin medarbetarportal, kundportal eller intranät. Alla dokument bör dock inte vara synliga för alla användare. Olika team, avdelningar eller användargrupper behöver åtkomst till olika innehåll.

Detta användningsfall beskriver hur SharePoint-filer, mappar och innehåll som visas på en Drupal-webbplats kan begränsas och visas baserat på de roller som tilldelats Drupal-användare, med hjälp av miniOrange SharePoint-integrationsmodulen. Istället för att exponera ett helt SharePoint-dokumentbibliotek för varje besökare kan administratörer säkerställa att varje användare bara ser SharePoint-innehåll som är relevant och tillåtet för deras roll.

Förkunskaper:

• miniOrange SharePoint-integration modulen är installerad och aktiverad.
• Drupal-webbplatsen är kopplad till Microsoft SharePoint.
• Ett Microsoft Entra ID-program är konfigurerat med de Microsoft Graph API-behörigheter som krävs.
• Administratörsåtkomst till modulkonfiguration och Drupals inställningar för personer/roller.
• Drupal-användarroller är redan definierade (t.ex. administratör, HR, ekonomi, autentiserad användare, anonym).

Problem

Organisationer lagrar ofta känsliga eller avdelningsspecifika dokument i SharePoint – HR-policyer, ekonomiska register, interna rapporter, kundavtal – tillsammans med innehåll som är avsett att vara offentligt eller allmänt tillgängligt. När detta SharePoint-innehåll visas i Drupal utan åtkomstkontroll ser alla besökare samma mappstruktur och filer oavsett vem de är.

Detta kan resultera i:

• Exponering av avdelningsspecifika dokument.
• Förvirrande dokumentlistor för användare.
• Svårigheter att hantera innehåll för flera team.
• Manuell skapande av separata dokumentsidor för olika användargrupper.

Lösning

Drupals SharePoint-integrationsmodul gör det möjligt för administratörer att kontrollera vilket SharePoint-innehåll som visas baserat på Drupals användarroller.

Administratörer kan mappa Drupal-roller till specifika SharePoint-mappar eller dokumentbibliotek. När en användare loggar in visar modulen automatiskt endast de filer och mappar som är tilldelade deras roll.

Till exempel:

• HR-användare kan se HR-policyer och introduktionsdokument.
• Ekonomianvändare kan komma åt fakturor, budgetar och finansiella rapporter.
• Säljteam kan se säljpresentationer och marknadsföringsmaterial.
• Kunder kan få tillgång till produktdokumentation och användarhandböcker.
• Partners kan se partnerspecifika resurser och avtal.

Mappning av roll till mapp

• Administratörer väljer en SharePoint-webbplats och ett dokumentbibliotek och mappar sedan specifika mappar (eller hela biblioteket) till en eller flera Drupal-roller.
• En enda mapp kan mappas till flera roller (t.ex. både HR och ledning kan komma åt samma "Policies"-mapp), och olika mappar inom samma bibliotek kan begränsas till olika roller oberoende av varandra.
• Mappar som lämnas omappade kan konfigureras till att som standard antingen vara "synliga för alla autentiserade användare" eller "dolda", beroende på organisationens säkerhetsstatus.

Rollbaserat innehållsflöde

• En användare loggar in på Drupal-webbplatsen.
• Drupal identifierar användarens tilldelade roll.
• SharePoint-integrationsmodulen kontrollerar de konfigurerade rollmappningarna.
• Modulen hämtar motsvarande SharePoint-filer och -mappar.
• Endast auktoriserat SharePoint-innehåll visas på Drupal-sidan.
• Användare kan endast bläddra bland eller ladda ner de dokument som är tilldelade deras roll.

Genomförande

Så här konfigurerar du rollbaserad visning av SharePoint-innehåll:

• Installera och aktivera miniOrange Drupal SharePoint-integrationsmodulen.
• Koppla Drupal till Microsoft SharePoint.
• Konfigurera de nödvändiga Microsoft Graph API-behörigheterna.
• Markera SharePoint-dokumentbiblioteken eller mapparna.
• Mappa Drupal-användarroller till önskat SharePoint-innehåll.
• Konfigurera Drupal-sidan där SharePoint-filer ska visas.
• Spara konfigurationen och verifiera den rollbaserade åtkomsten.

Fördelar

• Känsligt SharePoint-innehåll förblir begränsat till lämpliga Drupal-roller, vilket minskar risken för oavsiktlig exponering.
• Offentligt och internt innehåll kan samexistera i samma Drupal-vy utan manuell duplicering.
• Minska den administrativa arbetsinsatsen med automatiserad innehållsfiltrering.
• Förbättra användarupplevelsen med relevanta dokumentlistor.
• Hantera flera avdelningar via en enda Drupal-portal.
• Behåll SharePoint som det centraliserade dokumentarkivet.

Resultat

Funktionen Rollbaserad innehållsvisning gör det möjligt för organisationer att skapa personliga dokumentupplevelser genom att endast visa relevant SharePoint-innehåll för varje användare på Drupal-webbplatsen. Detta förbättrar säkerheten, förenklar dokumenthanteringen och säkerställer att användare alltid har tillgång till den information de behöver.