Översikt

Organisationer inom olika branscher anordnar konferenser, talarsessioner, expertföredrag, seminarier, webbseminarier, insamlingar och samhällsevenemang. Marknadsföringsteam hanterar kampanjer i Salesforce, medan WordPress Events Calendar visar scheman, biljettinformation och platser. Dessa system synkroniseras inte automatiskt.

Ibland har Salesforce de senaste evenemangsuppdateringarna, medan WordPress visar föråldrade listningar. Andra gånger registrerar WordPress biljettköp och deltagares incheckningar som Salesforce ännu inte har registrerat. Manuella CSV-överföringar används ofta för att justera data, vilket skapar förseningar och fel.

I det här användningsfallet kommer vi att använda miniOrange Object Data Sync för Salesforce -pluginet för att automatisera datautbyte mellan båda plattformarna. Uppdateringar som görs i Salesforce visas i evenemangskalendern och vice versa. Denna dubbelriktade automatisering håller evenemangsuppdateringar, biljettantal och deltagarregister konsekventa över systemen.

scenarier

Ett företag hanterar evenemangsprogram, scheman och registreringar i Salesforce och WordPress. För att verksamheten ska fungera smidigt har företaget tre krav:

1. Centraliserad hantering i Salesforce

Scheman, sessionsdetaljer och uppdateringar som skapas i Salesforce bör visas automatiskt i WordPress så att externa målgrupper alltid ser den mest korrekta informationen.

2. Registrera aktivitet från WordPress

Biljettköp, registreringar och deltagarincheckningar som registreras i WordPress bör skickas till Salesforce, vilket gör att leads, kontakter och kampanjmedlemmar kan spåras utan manuellt arbete.

3. Kontinuerlig anpassning mellan båda systemen

Evenemangsdata som scheman, uppdateringar, biljetter och deltagarregister bör röra sig i båda riktningarna, så att Salesforce och WordPress alltid är synkroniserade.

4. Synkronisering av ärende och deltagare

Biljettinformation (namn, pris, SKU, antal, typ, kapacitet) och deltagarregister (registreringar, gäst- eller inloggad status, incheckningsresultat) bör synkroniseras automatiskt mellan WordPress och Salesforce för att rapportering, uppföljningar och kampanjautomation ska hållas korrekt.

Förutsättningar

Innan du börjar behöver du följande för att konfigurera synkronisering av Salesforce med WordPress-evenemangskalendern på din WordPress-webbplats:

• Ett aktivt Salesforce-konto med API-åtkomst
• WordPress-webbplats med ett stödt Events Calendar-plugin installerat (Modern Events Calendar, WP Event Manager, etc.)
• Administratörsrättigheter i både Salesforce och WordPress
• miniOrange Objektdatasynkronisering för Salesforce plugin installerat och aktiverat

Lösning

miniOrange Object Data Sync för Salesforce kopplar samman Salesforce med WordPress Events Calendar (inklusive plugins som Modern Events Calendar, WP Event Manager med flera). Den håller evenemangsdetaljer, biljetter och deltagarinformation konsekventa över båda plattformarna utan manuella CSV-överföringar.

Synkronisering kan konfigureras på tre sätt:

• Salesforce är den primära källan till sanning
• WordPress evenemangskalender som den primära källan till sanning
• Dubbelriktad synkronisering

Fältmappning definierar hur Salesforce-händelseobjekt motsvarar WordPress-händelsefält, vilket säkerställer en sömlös justering av händelsenamn, datum, tid, plats, beskrivning, organisatör, status och kategori.

1. Centraliserad hantering i Salesforce

Salesforce hanterar all händelsedata, medan WordPress visar händelserna offentligt, till exempel när ett team skapar en kampanj i Salesforce och förväntar sig att den ska visas online för deltagarna.

• Skapande av evenemang: När en ny kampanj- eller händelsepost skapas i Salesforce visas den direkt i WordPress händelsekalender.
• Händelseuppdatering: Om datum, tid eller plats ändras i Salesforce, återspeglas uppdateringen i WordPress.
• Datamappning: Mappa Salesforce-fält som händelsenamn, startdatum och tid, slutdatum och tid, plats och status direkt till WordPress-händelsefält.
• Selektiv synkronisering: Filtrera händelser och synkronisera endast de som matchar definierade kriterier, såsom händelsetyp, status eller datumintervall, från Salesforce till WordPress.

Den här konfigurationen gör det möjligt för marknadsföringsteam att behålla kontrollen i Salesforce samtidigt som de säkerställer att den offentliga kalendern alltid visar korrekta scheman utan manuell datainmatning.

2. Registrera aktivitet från WordPress

WordPress hanterar evenemangsskapande och ärendehantering, medan Salesforce samlar in registreringar och kampanjdata, till exempel när arrangörer publicerar ett evenemang på WordPress och vill att Salesforce ska registrera varje registrering.

• Skapande av evenemang: När en ny händelse skapas i WordPress skapas en motsvarande kampanj i Salesforce.
• Händelseuppdatering: Ändringar i WordPress, såsom datum, tid och beskrivning, synkroniseras med Salesforce.
• Ärendesynkronisering: Ärendets detaljer, såsom namn, pris, SKU och kapacitet, synkroniseras med Salesforce.
• Deltagarsynkronisering: Registrerade i WordPress blir Leads, Kontakter eller Kampanjmedlemmar i Salesforce, och incheckningsstatusar, som Registrerad, Deltog eller Utebliven, uppdaterar Salesforce-poster.

Detta är användbart när publika ärenden och registrering sker i WordPress, medan rapportering och leadhantering sker i Salesforce.

3. Kontinuerlig anpassning mellan båda systemen

Båda systemen förblir kontinuerligt anpassade, ungefär som när ett team uppdaterar evenemangsdetaljer i Salesforce medan ärendehanterare justerar kapaciteten i WordPress, och båda vill att dessa ändringar ska återspeglas överallt.

• Skapande av evenemang: Nya händelser som skapas i antingen Salesforce eller WordPress visas i det andra systemet.
• Händelseuppdatering: Uppdateringar som görs i ett system återspeglas i det andra.
• Ärendesynkronisering: Biljettinformationen går åt båda hållen för att hålla tillgänglighet och försäljning konsekvent.
• Deltagarsynkronisering: Deltagarregister, inklusive incheckningsstatus, synkroniseras i båda riktningarna.
• Konfliktlösning: Regler kan tillämpas för att avgöra vilket systems data som prioriteras när ändringar överlappar varandra.

Den här konfigurationen hjälper organisationer där flera team samarbetar och behöver konsekventa data i realtid.

4. Synkronisering av ärende och deltagare

miniOrange Object Data Sync för Salesforce synkroniserar inte bara evenemangsdetaljer utan upprätthåller även konsekvent biljett- och deltagarinformation mellan WordPress och Salesforce. Detta gör det möjligt för team att hantera registreringar, övervaka närvaro och köra uppföljningsaktiviteter utan manuell import.

Ärendesynkronisering

• Synkronisera ärendets namn, pris, SKU, antal, typ och tillgänglig kapacitet.
• Registrera information om biljettköp i Salesforce för korrekt försäljningsspårning.
• Uppdatera biljettstatus (Aktiv, Slutsåld, Avbruten) för att återspegla tillgänglighet i realtid

Deltagarsynkronisering

• Lägg till deltagare som Salesforce-leads, kontakter eller kampanjmedlemmar.
• Uppdatera incheckningsstatus (Registrerad, Närvarande, Utebliven ankomst) automatiskt.
• Registrera både gästanvändare och inloggade användare.

Salesforce återspeglar alltid faktisk biljettförsäljning och närvaro, vilket säkerställer korrekt rapportering, snabba uppföljningar och effektiv kampanjautomatisering.

Fältmappning och datastruktur

Plugin-programmet ger fullständig kontroll över hur fält i Salesforce motsvarar WordPress-fält. Typiska mappningar inkluderar:

Fördelar

• Omedelbara uppdateringar över system: Realtidssynkronisering säkerställer att alla ändringar i Salesforce eller WordPress återspeglas omedelbart, vilket eliminerar förseningar och avvikelser.
• Flexibel schemaläggning: Synkroniseringar kan automatiseras varje timme, två gånger dagligen eller med anpassade intervaller med hjälp av WP-Cron, vilket ger team kontroll över uppdateringsfrekvensen.
• Riktad synkronisering: Filter möjliggör selektiv synkronisering baserat på händelsetyp, region, kategori, status eller till och med anpassade Salesforce-fält, vilket säkerställer att endast relevant data överförs.
• Noggrann spårning av biljetter och deltagare: Biljettinformation (namn, pris, SKU, kapacitet) och deltagarstatus (Registrerad, Deltog, Utebliven ankomst) är alltid i linje, vilket stöder tillförlitlig försäljning och rapportering.
• Minskad manuell ansträngning: Inga fler CSV-importer eller upprepad datainmatning, vilket minskar administrativ belastning och mänskliga fel.
• Skalbar och kompatibel: Fungerar med flera WordPress-evenemangsplugins och komplexa konfigurationer, vilket gör det lämpligt för organisationer av alla storlekar.

Slutsats

Med miniOrange Object Data Sync för Salesforce-pluginet blir det sömlöst att koppla samman Salesforce och WordPress Events Calendar. Team kan hantera evenemang, ärenden och deltagare utan extra ansträngning, vilket säkerställer att deltagarna alltid ser den senaste informationen, vilket resulterar i smidigare drift, färre fel och mer framgångsrika evenemang.

Ytterligare resurser

1. Objektdatasynkronisering för Salesforce
2. Salesforce Datavisualisering